14/10/2008

Conservação preventiva de documentos em arquivos

Uma política de preservação eficaz a longo prazo pressupõe uma gestão integrada de riscos. Terão de se considerar várias questões, desde a localização e construção/ou manutenção do edifício onde se encontra o Arquivo e respectivo espólio documental, até ás questões de segurança e de organização interna da Instituição.
Há que saber antecipar os problemas e identificar os principais factores de risco que podem levar à perda total ou parcial de um espólio/colecção.
Têm que se identificar e avaliar os riscos possíveis: Identificar os agentes de deterioração
Reunir dados concretos – diagnósticos actualizados. Imaginar situações, contando com imponderáveis. Ser preciso ao especificar o risco, o agente de deterioração e o possível
dano causado.Fazer relatórios sempre apoiados no registo fotográfico exaustivo, que
Inclua localização, estrutura/edifício, sala, armazenamento, acondicionamento, etc.
Fazer uma gestão correcta dos riscos implica poder antecipar e minimizar os problemas, permitindo responder a algumas perguntas:

Quando podem ocorrer situações de risco?
Percentagem de itens afectados na colecção?
Quais os itens em maior risco de deterioração?
Qual o real valor dos itens a preservar?
Quais as prioridades?


É Preciso levar em conta os seguintes aspectos:

Manutenção do Edifício
Manutenção dos telhados, janelas e portas para que protejam e assegurem a manutenção das condições ideais de preservação e segurança, permitindo a salvaguarda dos espólios.
Providenciar a sensibilização dos funcionários para a detecção e alerta de situações anómalas ao nível da manutenção do edifício.
Limpeza e vigilância na zona de depósitos e armazenamento de colecções ;
Assegurar a limpeza e inspecções regulares aos depósitos, contribuindo desta forma, não só para a higiene das zonas de armazenamento, mas também para a vigilância e controle de pragas.
Providenciar a sensibilização dos funcionários para identificar e alertar para situações de risco desta natureza.
Manuseamento das peças
Executar uma listagem das colecções, a mais completa possível, que permita também saber a localização das obras, facilitando deste modo a detecção de qualquer desaparecimento ou
arrumação incorrecta das peças.
Providenciar para a sensibilização do pessoal interveniente nestes processos, desde a limpeza regular, à inspecção ou manuseamento correcto das espécies arquivísticas, promovendo
assim a sua preservação.
Sensibilizar o cidadão usuário nas salas de leitura, dando formação aos funcionários de forma a estes poderem dar o correspondente apoio nesta área.
Implementar o armazenamento adequado e o correcto acondicionamento das espécies, contemplando as características próprias das peças o que facilitará o seu manuseamento em
segurança.
Segurança contra roubo/vandalismo
Implementar a utilização de fechaduras de alta segurança em todas as portas e janelas.
Implementação de sistemas de detecção contra roubo (sistema electrónico)
Assegurar a vigilância nas salas de leitura (vídeo vigilância ou por pessoal especializado)
Fogo
Implementação de um plano de emergência efectivo contra o fogo, catástrofes naturais ou outro tipo de ameaças.
Articulação com os serviços de Bombeiros locais não só na resposta rápida em situações de emergência, mas também no apoio técnico necessário incluindo não só a vistoria regular das
instalações, mas também formação/sensibilização sobre comportamentos e controlo de pequenos incêndios.
Colocação de detectores de fumo e sprinklers com protectores, ou em alternativa, a utilização do “mist sistem” (que debita menor quantidade de água à saída).
Ponderar alternativas à utilização de água para extinção de incêndios.
Utilizar de preferência acondicionamentos que sejam resistentes ao fogo (polipropileno)

Inundações/danos causados por água
As zonas de depósito/armazenamento de documentação devem preferencialmente ser colocadas nos pisos superiores. Evitar sempre que possível divisões por onde passem as canalizações do edifício.
A verificação e substituição de canalizações antigas devem ser habituais. O pessoal de limpeza deve ser alertado para o uso de água nas lavagens a efectuar, uma vez que a sua utilização em excesso pode ser prejudicial (aumenta a HR).
Para responder prontamente a situações de inundação deverá estar disponível um Kit de emergência preferencialmente composto por: 1 carrinho, aspirador de água, baldes e esfregonas, rolos de material absorvente, botas de borracha, luvas, aventais, lanternas, tesouras, cestos e sacos de plástico, ventiladores, desumificadores.
Todos os funcionários devem estar preparados para agir nesta eventualidade, efectuando-se a sensibilização dos técnicos que se encontram a trabalhar em zonas com documentação.
Existência de alarmes para detecção da subida do nível da água. Utilizar de preferência acondicionamentos que sejam resistentes à água (polipropileno).
A presença de água e a humidade relativa associadas são uma fonte de degradação muitas vezes presente. A HR é um agente rápido e agressivo, propiciando o aparecimento de fungos e alterações químicas nos materiais arquivísticos. Ao contrário de outros riscos como o fogo, inundações ou surtos de pragas, o facto é que a humidade está muitas vezes presente e é
demasiadamente tolerada, entre outras, na forma de pequenas infiltrações que produzem uma HR elevada nos edifícios.
Desastres Naturais
Utilização de sistemas de ancoragem que sustentem a estantaria em caso de ocorrência de sismo. Controle integrado de pragas e/ou infecções
Quando se fala de pragas, sejam elas de insectos, pássaros ou outros animais, e infecções por fungos ou bactérias, há que ter em consideração o elevado grau de degradação que provocam nos materiais de arquivo.
Uma gestão integrada de pragas pressupõe evitar a criação de “fontes e atrativos” para este tipo de problemas ou seja, cuidadosamente estudar a localização do arquivo.
Evitar ter por perto jardins, uma vez que estes são o habitat natural de muitas das referidas pragas.
Evitar proporcionar as condições ideais para a propagação das referidas pragas, eliminando a presença de lixo, nomeadamente de resíduos alimentares;
Evitar luzes exteriores que atraiam insectos.
No perímetro exterior contratar empresas especializadas em controle de pestes e que também identifiquem as espécies existentes.
A nível interno bloquear, tornar estanques portas e janelas, impedindo a entrada de insectos, água, poluição e outros factores de risco.
Utilizar de preferência acondicionamentos o mais estanques possível, executados com materiais não consumíveis por insectos ou roedores (polipropileno).
Colocar armadilhas em zonas estratégicas e inspeciona-las uma vez por mês, efetuando o estudo dos insectos encontrados para identificação e atuação.
Implementar um programa de desinfestação recorrendo ao uso de gases inertes, em câmaras próprias ou através da execução de “bolhas”.
A opção pelo método do Cold Storage, implica a manutenção de valores próximos dos 10/12ºC para os depósitos, reduzindo drasticamente a degradação das espécies arquivísticas e ajudando
no combate à propagação das pragas.
Controle ambiental
Conseguir atingir valores ideais de temperatura e humidade relativa num edifício ou em parte dele, pode depender de um sistema de ar condicionado bem calibrado, ou do próprio clima local, pode ainda beneficiar da ausência de infiltrações ou da existência de uma ventilação adequada.
Relativamente à temperatura, os valores não devem ser demasiado elevados, sob pena de aumentarem a possibilidade de deterioração química dos materiais presentes.
No que diz respeito à humidade relativa será de realçar que os valores elevados e as oscilações da HR são ainda mais prejudiciais do que as variações verificadas na temperatura e estão
directamente relacionadas com o aparecimento de fungos.
Devemos pois alertar para o perigo que representam as flutuações nos valores da temperatura e da HR, que são susceptíveis de provocar reações químicas, aumentando a deterioração das
obras.
Devemos também salientar a necessidade de obtenção de baixas temperaturas e valores de humidade relativa controlados, uma vez que se sabe que duplica a longevidade dos bens arquivísticos por cada 5º C de temperatura mais baixa que se obtiver.

Luz/Foto degradação
Os efeitos das radiações ultravioletas e da luz (radiações visíveis), em materiais de arquivo, provocam a desintegração dos polímeros de celulose, desvanecimento de tintas e pigmentos, escurecimento ou amarelecimento dos suportes. A foto degradação tem efeitos cumulativos, verifica-se assim a necessidade de “proteger” os bens arquivísticos, utilizando
acondicionamentos protectores, filtros U.V. em janelas, lâmpadas ou vitrinas.
Para materiais hipersensíveis à luz, o uso de filtros não é suficiente, devendo nesses casos providenciar-se um acondicionamento que os proteja deste factor de degradação e
efectuar uma vigilância constante, devendo ainda em caso de solicitação dos mesmos para exposição ou consulta/acesso ser muito ponderada a sua disponibilização ao público.
Atenção com a iluminação de depósitos, locais de trabalho, incluindo Sala de Leitura, de forma a reduzir a intensidade, o tempo de exposição e a proximidade das fontes de luz.
Poluição/contaminantes
É fundamental providenciar a protecção das espécies arquivísticas contra os efeitos nocivos da poluição urbana, bem como dos contaminantes provenientes dos materiais comumente utilizados no dia-a-dia.
Proteger todos os itens da ação de deterioração produzida pela poluição urbana e também pela poeira, através da utilização de acondicionamentos protectores.
Providenciar a limpeza regular das salas e depósitos, tendo sempre em atenção a utilização de produtos que não contenham aditivos nocivos aos materiais arquivísticos presentes, nomeadamente amoniacais e cloros.
Implementação do uso de materiais estáveis, que contribuam para a preservação das obras em todas as circunstâncias, nomeadamente os utilizados nos depósitos, em exposições temporárias ou na embalagem de obras para transporte.

Tipologia Documental

Em se tratando da tipologia documental dos arquivos empresariais, é possível afirmar que não existem normas para o estabelecimento de tipos de documentos de empresas. A partir da análise do trabalho de Pazin (2005) pode-se apresentar os seguintes tipos:
Documentos de constituição :
são os que dão origem a qualquer instituição e permitem sua existência enquanto organismo social como, Contrato Social: acordo entre duas ou mais pessoas que transferem entre si algum direito ou se sujeitam a alguma obrigação;
Estatuto: lei orgânica que expressa formalmente os princípios que regem a organização;
Regimento: conjunto de normas que regem o funcionamento de uma instituição.
Documentos de direção :
são os documentos produzidos normalmente pela alta direção, que apresentam a definição de rumos e a trajetória da instituição, tendo como objetivo o seu crescimento e desenvolvimento:
Planejamento estratégico: é o processo que leva ao estabelecimento de um conjunto coordenado de ações, visando à consecução de determinados objetivos;
Organograma: representação gráfica de uma organização ou de um serviço, indicando os arranjos e as inter-relações de suas unidades constitutivas;
Políticas e normas: é atribuição da direção das instituições o estabelecimento de políticas que regulamentem sua atuação e funcionamento;
Relatório anual: exposição das atividades de uma administração ou de uma sociedade. Contribui para a formação de uma imagem positiva da empresa;
Relatórios gerenciais: são documentos não-oficiais, produzidos e utilizados por cada instituição de acordo com suas características de trabalho e com o sistema de gestão adotado.
Documentos de reunião:
são documentos que apresentam os encaminhamentos e resultados de deliberações para tomada de decisão:
Edital de convocação: aviso público a mando de autoridade competente em órgão de imprensa;
Ata: registro resumido das ocorrências de uma reunião, assembléia ou sessão;
Resoluções: são atos emanados de órgão colegiado, registrando decisões ou ordens no âmbito de sua área de atuação.
Documentos de gestão de recursos humanos. Pode ser divido em três atividades:
Área de administração de pessoal;
Área de saúde e segurança do trabalho;
Área de treinamento e desenvolvimento de pessoas.
Documentos de comunicação e marketing: conjunto de meios e procedimentos utilizados pela instituição em sua interação com público.
Comunicação e circulares;
Boletim interno ou jornal interno;
Dossiê de eventos;
Manual de utilização de marca;
Folder;
Clipping.

PAZIN, Márcia. Arquivos de empresas: tipologia documental. São Paulo: Associação de arquivistas de São Paulo, 2005.

CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO- Código Conarq

O código de classificação de documentos de arquivo é um instrumento de
trabalho utilizado para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por um órgão no exercício de suas funções e atividades. A classificação por assuntos é utilizada com o objetivo de agrupar os documentos sob um mesmo tema, como forma de agilizar sua
recuperação e facilitar as tarefas arquivísticas relacionadas com a avaliação, seleção, eliminação, transferência, recolhimento e acesso a esses documentos, uma vez que o trabalho arquivístico é realizado com base no conteúdo do documento, o qual reflete a atividade que o gerou e determina o uso da informação nele contida. A classificação define,
portanto, a organização física dos documentos arquivados, constituindo-se em referencial básico para sua recuperação.
No código de classificação, as funções, atividades, espécies e tipos documentais genericamente denominados assuntos, encontram-se hierarquicamente distribuídos de acordo com as funções e atividades desempenhadas pelo órgão. Em outras palavras, os assuntos recebem códigos numéricos, os quais refletem a hierarquia funcional do órgão,
definida através de classes, subclasses, grupos e subgrupos, partindo-se sempre do geral para o particular.
Para este instrumento adotou-se o modelo de código de classificação decimal.
Como o próprio nome indica, o sistema decimal de classificação por assuntos constitui-se num código numérico dividido em dez classes e estas, por sua vez, em dez subclasses e assim sucessivamente. As dez classes principais são representadas por um número inteiro,
composto de três algarismos, como se segue:
Classe 000;Classe 100;Classe 200; Classe 300; Classe 400;Classe 500;Classe 600; Classe 700; Classe 800;Classe 900.
As classes principais correspondem às grandes funções desempenhadas pelo órgão. Elas são divididas em subclasses e estas, por sua vez, em grupos e subgrupos, os quais recebem códigos numéricos, seguindo-se o método decimal. Desta forma, tomando-se como exemplo a classe 000, tem-se:
CLASSE
000 ADMINISTRAÇÃO GERAL
SUBCLASSE
010
ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO
GRUPO
012
COMUNICAÇÃO SOCIAL
SUBGRUPOS
012.1
RELAÇÕES COM A IMPRENSA
012.11
CREDENCIAMENTO DE JORNALISTAS
Note-se que os códigos numéricos refletem a subordinação dos subgrupos ao grupo, do grupo à subclasse e desta, à classe. Esta subordinação é representada por margens, as quais espelham a hierarquia dos assuntos tratados.
O Código de classificação de documentos de arquivo para a administração pública: atividades-meio, possui duas classes comuns a todos os seus órgãos: a classe 000, referente aos assuntos de ADMINISTRAÇÃO GERAL e a classe 900, correspondente a
ASSUNTOS DIVERSOS.
As demais classes (100 a 800) destinam-se aos assuntos relativos às atividades- fim do órgão. Estas classes não são comuns, cabendo aos respectivos órgãos sua elaboração, seguindo orientações da instituição arquivística na sua esfera específica de competência.
Compõe ainda este código o índice, instrumento auxiliar à classificação, no qual os assuntos são ordenados alfabeticamente e remetidos ao código numérico correspondente.

Classificação de Documentos - Conarq

A classificação é uma das atividades do processo de gestão de documentos arquivísticos, o qual inclui procedimentos e rotinas específicas que possibilitam maior eficiência e agilidade no gerenciamento e controle das informações.
A classificação deve ser realizada por servidores treinados, de acordo com as seguintes operações.
a) ESTUDO: consiste na leitura de cada documento, a fim de verificar sob que assunto deverá ser classificado e quais as referências cruzadas que lhe corresponderão. A referência cruzada é um mecanismo adotado quando o conteúdo do documento se refere a dois ou mais assuntos.
b) CODIFICAÇÃO: consiste na atribuição do código correspondente ao assunto de que trata o documento.

ROTINAS CORRESPONDENTES ÀS OPERAÇÕES DE CLASSIFICAÇÃO 1. Receber o documento para classificação;
2. Ler o documento, identificando o assunto principal e o(s) secundário(s) de acordo com seu conteúdo;
3. Localizar o(s) assunto(s) no Código de classificação de documentos de arquivo, utilizando o índice, quando necessário;
4. Anotar o código na primeira folha do documento;
5. Preencher a(s) folha(s) de referência para os assuntos secundários.
OBS: Quando o documento possuir anexo(s), este(s) deverá(ão) receber a anotação do(s) código(s) correspondente(s).

02/10/2008

PROCEDIMENTOS GERAIS PARA UTILIZAÇÃO DOS SERVIÇOS DE PROTOCOLO

RECEBIMENTO, REGISTRO E DISTRIBUIÇÃO DE DOCUMENTOS
Ao receber a correspondência e proceder à abertura do envelope, a pessoa responsável pelo serviço de protocolo deverá observar:

Se está assinado pelo próprio remetente, por seu representante legal ou procurador, caso em que deverá ser anexado o instrumento de procuração;

Se está acompanhado dos respectivos anexos, se for o caso;

Se contém o comprovante de recebimento, e providenciar a respectiva devolução;

Se a correspondência será autuada ou não;

Toda correspondência oficial deve conter, para sua identificação , a espécie do documento e o órgão emissor, seguido da sigla da unidade, do número de ordem, destinatário, assunto e da data da emissão.
A correspondência oficial expedida é encaminhada por intermédio do protocolo central do órgão ou entidade, por meio dos serviços da empresa de correios, ou utilizando-se de meios próprios para efetuar a entrega.
A correspondência oficial interna é encaminhada por intermédio do protocolo setorial;
Toda correspondência oficial deve ser acondicionada em envelope, contendo, no canto superior esquerdo, o nome, cargo, endereço do destinatário, a espécie e número da correspondência, bem como nome e endereço do remetente, a fim de, em caso de devolução, a empresa de correios poder localizar

Ressalta-se que o documento oficial faz referência ao cargo do destinatário e não à pessoa que o ocupa; portanto, quando um documento oficial é encaminhado para um destinatário que não ocupa mais um determinado cargo, deverá ser aberto, para as providências cabíveis.

A correspondência particular não é expedida pelas unidades de protocolo central ou setorial do órgão ou entidade. A correspondência de caráter particular recebida pelas unidades de protocolo central ou setorial deverá ser encaminhada diretamente ao destinatário.

O protocolo central receberá a correspondência e verificará se o destinatário ou a unidade pertencem ou não ao órgão ou entidade; em caso negativo, devolverá a correspondência ao remetente, apondo o carimbo, e identificando o motivo da devolução.


PROCEDIMENTOS COM RELAÇÃO A PROCESSOS

A autuação, também chamada formação de processo, obedece em geral a seguinte rotina:
Prende-se a capa, juntamente com toda a documentação, com colchetes, obedecendo a ordem cronológica do mais antigo para o mais recente, isto é, os mais antigos serão os primeiros do conjunto;

Coloca-se na capa do processo, a etiqueta com o respectivo número de protocolo;

Coloca-se, na primeira folha do processo, outra etiqueta com o mesmo número de protocolo;

Numera-se as folhas, põe o respectivo carimbo (órgão, número da folha e rubrica do servidor que estiver numerando o processo);

Lê-se o documento, a fim de extrair o assunto, de forma sucinta, clara e objetiva;

Coloca-se, na capa, a identificação da unidade para a qual o processo será encaminhado;

Registrar-se em sistema próprio do órgão , identificando as principais características do documento, a fim de permitir sua recuperação. Ex.: espécie, nº, data, procedência, interessado, assunto e outras informações julgadas importantes, respeitando as peculiaridades de cada órgão ou entidade;

Confere-se o registro e a numeração das folhas;

Encaminha-se, fisicamente, o processo autuado e registrado para a unidade específica correspondente, do órgão ou entidade;

O envelope no qual veio a correspondência não será peça do processo, deve ser descartado, mas, antes, anota-se as informações necessárias, referentes ao endereço do remetente.

A autuação de documentos classificados como “SECRETO”, “CONFIDENCIAL” ou “RESERVADO” em geral é processada por servidor com competência para tal, da mesma forma que os demais documentos, devendo, no entanto, as unidades de protocolo central ou setorial, após a autuação, lacrarem o envelope do processo, apondo o número do processo, o órgão de destino e o carimbo correspondente ao grau de sigilo.
As mensagens e documentos resultantes de transmissão via fax não se constituem peças de processo.
Não se autua documentos que não devem sofrer tramitação, tais como convites para festividades, comunicação de posse, remessa para publicação, pedido de cópia de processo, desarquivamento de processo e outros que, por sua natureza, não devam constituir processo.

A prioridade na autuação e movimentação de processos deve contemplar documentos caracterizados como urgentes.

O processo deve ser autuado, preferencialmente, por um documento original; no entanto, pode ser autuado utilizando-se uma cópia de documento, considerando-se que o servidor tem fé pública para autenticar documentos e fazer reconhecimento de firmas.


NUMERAÇÃO DE FOLHAS E DE PEÇAS
As folhas dos processos serão numeradas em ordem crescente, sem rasuras, devendo ser utilizado carimbo próprio para colocação do número, aposto no canto superior direito da página, recebendo, a primeira folha, o número 1.
O documento não encadernado receberá numeração em seqüência cronológica e individual para cada peça que o constituir.

Nenhum processo poderá ter duas peças com a mesma numeração.]

Nos casos em que a peça do processo estiver em tamanho reduzido, cola-se em folha de papel branco, apondo-se o carimbo da numeração de peças de tal forma que o canto superior direito do documento seja atingido pelo referido carimbo.
Qualquer solicitação ou informação inerente ao processo faz-se por intermédio de despacho no próprio documento ou, caso seja possível, em folha de despacho, a ser incluída ao final do processo, utilizando-se tantas folhas quanto necessário.

Utiliza-se somente a frente da folha de despacho, não permitido-se a inclusão de novas folhas até seu total aproveitamento.

No caso de inserção de novos documentos no processo, inutiliza-se o espaço em branco da última folha de despacho, apondo o carimbo “Em branco”.
Quando, por falha ou omissão, for constatada a necessidade da correção de numeração de qualquer folha dos autos, inutiliza-se a anterior, apondo um “X” sobre o carimbo a inutilizar, renumerando as folhas seguintes, sem rasuras, certificando-se da ocorrência.

JUNTADA POR ANEXAÇÃO

A juntada por anexação é feita quando há dependência entre os processos a serem anexados.
A dependência será caracterizada quando for possível definir um processo como principal e um ou mais como acessórios.
Na juntada por anexação, as peças do conjunto processado são renumeradas a partir do processo acessório.
Se, na juntada por anexação, o processo acessório contiver “TERMO DE RETIRADA DE PEÇA”, na renumeração do conjunto processado, permanecerá vago o lugar correspondente à peça desentranhada, devendo, no entanto, esta providência ser consignada expressamente no “TERMO DE RESSALVA” a ser lavrado imediatamente após o “TERMO DE JUNTADA”.

Coloca-se em primeiro lugar a capa e o conteúdo do processo principal;

Retira-se a capa do processo acessório, sobrepondo-a à capa do processo principal e mantem-se os processos sobre as duas capas, formando um único conjunto;

Renumera-se e rubrica-se as peças do processo acessório, obedecendo a numeração já existente no principal;

Lavra-se o “TERMO DE JUNTADA POR ANEXAÇÃO’ na última folha do processo mais antigo;

Anota-se, na capa do processo principal, o número do processo acessório que foi juntado;

Registra-se, em sistema próprio, a juntada.

JUNTADA POR APENSAÇÃO
Observa-se, na juntada por apensação, a seguinte metodologia:
mantem-se superposto um processo ao outro, presos por colchetes ou barbante, conforme o número de páginas, ficando em segundo lugar o processo que contenha o pedido de juntada;

mantem-se as folhas de cada processo com sua numeração original;

lavra-se o ‘TERMO DE JUNTADA POR APENSAÇÃO’ na última folha do processo mais antigo, o qual, no ato da apensação, ficará em primeiro lugar;

anota-se na capa do processo que ficar em primeiro lugar o número do processo apensado;

Registra-se, em sistema próprio, a juntada por apensação.

DESAPENSAÇÃO
Após a decisão final, os processos poderão ser desapensados no protocolo setorial da unidade onde se encontrarem. A desapensação ocorre antes do arquivamento.
A metodologia para a desapensação é:

separa-se os processos;

lavra-se o “TERMO DE DESAPENSAÇÃO’ no processo que solicitou a juntada;

torna-se sem efeito a anotação da capa do processo feita à época da apensação;

Coloca o despacho de encaminhamento em cada processo a ser desapensado;

Registra-se em sistema próprio, a desapensação.

DESENTRANHAMENTO DE PEÇAS
A retirada de folhas ou peças ocorrerá onde se encontrar o processo, mediante despacho prévio da autoridade competente.
Sempre que houver retirada de folhas ou peças, lavra-se, após o último despacho, o “TERMO DE DESENTRANHAMENTO”.
Quando a retirada de folhas ou peças for a pedido de terceiros, usa-se o carimbo de desentranhamento de peça, onde consta o recibo da parte interessada.
O processo que tiver folha ou peça retirada conservará a numeração original de suas folhas ou peças, permanecendo vago o número de folha(s) correspondente(s) ao desentranhamento, apondo-se o carimbo de desentranhamento.
É vedada a retirada da folha ou peça inicial do processo.
DESMEMBRAMENTO DE PEÇAS
A separação de parte da documentação de um processo, para formar outro, ocorrerá mediante despacho da autoridade competente, utilizando-se o “TERMO DE DESMEMBRAMENTO”, conforme segue::
Retira-se os documentos que constituirão outro processo;

Coloca-se o “TERMO DE DESMEMBRAMENTO” no local onde foram retirado os documentos;

Procede-se à autuação dos documentos retirados, renumerando suas páginas.

DILIGÊNCIA
Quando o processo envolver pessoas ou instituições estranhas à Administração Pública Municipal, Estadual e Federal, o protocolo geral é encarregado de convocar o interessado afim de cumprir a exigência.

A convocação do interessado para cumprir diligência não pertencente à Administração Pública Municipal, Estadual e Federal será feita através de correspondência expedida pelo setor de comunicação do órgão ou entidade que a solicitar.

Vencido o prazo, sem o cumprimento da exigência, o órgão responsável anexará ao processo cópia da convocação expedida e o remeterá à instituição que determinou a diligência.
TERMO DE REMESSA DE PROCESSO
Deverá ser aposta na última folha informando a quantidade final de folhas, com o objetivo de prevenir eventual retirada ou inclusão de peças processuais.
ENCERRAMENTO DO PROCESSO E ABERTURA DE VOLUME SUBSEQÜÊNTE
O encerramento dos processos dá-se:

Por indeferimento do pleito;

Pelo atendimento da solicitação e cumprimento dos compromissos arbitrados ou dela decorrentes;

Pela expressa desistência do interessado;

Quando seu desenvolvimento for interrompido por período superior a um ano, por omissão da parte interessada.

TERMO DE ARQUIVAMENTO OU DESARQUIVAMENTO
O despacho que determina o arquivamento de processos dever ser motivado e contem a expressão “ARQUIVE-SE”.
RECONSTITUIÇÃO DE PROCESSOS
Havendo desaparecimento ou extravio de processo, o servidor que primeiro tomar conhecimento do fato comunicará, deve comunicar a o ocorrido.
A autoridade administrativa que tiver ciência do fato promove sua apuração imediata, mediante sindicância ou processo administrativo disciplinar.
Independentemente das ações adotadas anteriormente, o servidor responsável pela reconstituição do processo observa o seguinte procedimento:
Ordena a documentação que caracteriza a busca de localização do processo dentro de uma capa, juntamente com o documento, pelo qual foi dado conhecimento à chefia, do desaparecimento ou extravio do processo;

Faz representação ao chefe da unidade a que estiver jurisdicionado, a quem compete autorizar a reconstituição do processo;

Reconstitui o processo, resgatando as suas informações e obtendo cópias de documentos que o constituíam;

Informa na folha inicial que aquele processo está sendo reconstituído, constando o número do processo, procedência, interessado e assunto e outras informações julgadas necessárias;

Atribui nova numeração ao processo reconstituído;

Registra, no sistema próprio, a ocorrência, citando o número do processo extraviado e o atual.


01/10/2008

Protocolo - Conceitos básicos.

Portaria nº 592/GAB, DE 30 DE MAIO DE 2008
O trabalho de arquivo e protocolo tem sistemáticas próprias e termos específicos que designam atos ou tarefas. Por isso, é importante que todos os servidores tenham conhecimento dos conceitos e dos trâmites de processos, correspondências e documentos.
Sobre Processos
Anexar: união definitiva a um processo.
Apensar: união temporária a um processo, mediante determinação de uma autoridade competente.
Assunto: descrição sumária do assunto a ser objeto de decisões e providências por meio da
tramitação do processo ou expediente.
Atividade: ação, encargo ou serviço decorrente do exercício de uma função, que pode ser
identificada como atividade-meio ou atividade-fim.
Atividade-fim: ação, encargo ou serviço de um órgão para atribuições específicas que resulta na produção e acumulação de documentos de caráter substantivo e essencial para o seu funcionamento.
Atividade-meio: ação, encargo ou serviço de um órgão para atribuições específicas que resulta na produção e acumulação de documentos de caráter instrumental e acessório.
Autuar/formação de processo: ato de reunir em uma só pasta, para trâmite generalizado, a coleção inicial de documentos e registros de atos e fatos de natureza administrativo-jurídica relacionados ao mesmo assunto. Deverão ser observados os documentos cujo conteúdo esteja relacionado a ações e operações contábil-financeiras, ou requeira análises, informações, despachos e decisões de diversas unidades organizacionais de uma instituição.
Avaliação de documentos: identifica valores dos documentos para definição de seus prazos de guarda e de sua destinação.
Capa: emitida pelo SIGA quando da abertura de um novo número, é um invólucro utilizado para
proteger o conjunto de folhas que compõem um processo e, também, utilizada para formalizar
juntada de documentos.
Cartão de protocolo: papel encorpado (tipo papel cartão) para registro dos seguintes dados: nome do solicitante, data do protocolo, local para fixar a etiqueta, resumo do assunto, e rubrica do protocolista.
Correspondência: a CDA é responsável pelo encaminhamento das correspondências aos Correios, bem como pelo recebimento, guarda, triagem e distribuição interna.
Desapensação - é a separação física de processos apensados por já terem se encerrado as ações
pelas quais foram apensados.
Despacho: ordem de autoridade administrativa em caso que lhe é submetida à apreciação. O
despacho pode ser favorável ou desfavorável à pretensão solicitada pelo administrador, servidor
público.
Distribuição: remessa do processo às Diretorias, Gerências e/ou Coordenadorias para decisão sobre o assunto.
Documento: toda informação registrada em um suporte material suscetível de ser utilizado para consulta, estudo, prova e pesquisa. São fontes: livros, revistas, jornais, manuscrito, fotografia, selo, medalha, filme, disco e fita magnética etc.
Documento de arquivo: produzido e/ou recebido por uma pessoa física, jurídica ou privada, no exercício de suas atividades, constitui elemento de prova ou de informação. Forma um conjunto orgânico, refletindo as atividades a que se vincula, expressando os atos de seus produtores no exercício de suas funções. Assim, a razão de sua origem ou a função pela qual é produzido determina a sua condição de arquivo, natureza do suporte ou formato.
Documentos públicos: documentos de qualquer suporte ou formato, produzidos e/ou recebidos por um órgão governamental na condução de suas atividades. Também são aqueles produzidos e/ou recebidos por instituições de caráter público e por entidades privadas responsáveis pela execução de serviços públicos. De acordo com seus diversos elementos, formas e conteúdos, os documentos podem ser caracterizados segundo o gênero e a espécie.
Gênero: define a representação nos diferentes suportes, como textuais, cartográficos, iconográficos, filmográficos, sonoros, micro gráficos, informáticos.
Espécie: define a razão da natureza dos atos que lhes deram origem quanto à forma de registro de fatos.
Tomando por base os atos administrativos mais comuns em nossas estruturas de governo, temos:
a) Atos Normativos: são as regras e normas expedidas por autoridades administrativas.
b) Atos Enunciativos: são os opinativos que esclarecem os assuntos, visando a fundamentar
uma solução.
c) Atos de Assentamento: são os configurados por registros, consubstanciado assentamento
sobre fatos ou ocorrências.
d) Atos Comprobatórios: são os que comprovam assentamentos, decisões etc.
e) Atos de Ajuste: são representados por acordos em que a administração pública é parte.
f) Atos de Correspondência: objetivam a execução dos atos normativos em sentido amplo,
como aviso, ofício, carta, memorando, mensagem, edital, intimação, exposição de motivos,
notificação, telegrama, telex, telefax, alvará, circular.
Folha de despacho/informação: onde se fazem despachos, informações, pareceres, que é
incorporada ao processo para dar prosseguimento.
Interessado/solicitante/procedência: pessoa física ou instituição, unidade administrativa ou acadêmica expectante da decisão acerca do assunto que originou o processo.
Juntada: união de um processo a outro, ou de um documento a um processo. Realiza-se por
anexação ou apensação.
Juntada por anexação: união definitiva e irreversível de um ou mais processo(s)/documento(s) a outro processo (considerado principal) de mesmo interessado e assunto.
Juntada por apensação: união provisória de um ou mais processos a um mais antigo, destinada ao estudo e à uniformidade de tratamento em matérias semelhantes. Ex.: um processo de solicitação de aposentadoria de servidor público federal, apensado ao outro referente à solicitação de revisão de percepção para subsidiá-lo, caracterizando a apensação do processo acessório ao processo principal.
Livro de encaminhamento: registra para onde se enviará ou remeterá o processo. Os campos em branco deverão ser preenchidos pelo protocolista, devendo constar do recebimento a data, assunto, interessado, número do processo e sigla do setor de destino.
Livro de entrega de postagens: onde se registra todo material a ser enviado aos Correios.
Livro de envio de documentação para malote: livro onde se registra todo material a ser enviado às Unidades.
Livro de distribuição de número dos atos de correspondência da Unidade: onde se gera e controla os atos de correspondência (ofícios, editais, contratos, convênios)
Numeração de peças: é a numeração atribuída às partes integrantes do processo.
Numeração única de processo: identifica ou caracteriza um processo, conforme Portaria nº. 3, de 16.05.2003, da Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação do Ministério do Planejamento, e atribui valor perante a Administração Pública Federal. É formada por 15 dígitos, devendo ser acrescido de mais dois dígitos de verificação (DV), resultando em 17 dígitos, conforme a seguinte descrição:
I - o primeiro grupo é constituído de cinco dígitos, referentes ao código numérico atribuído a
cada unidade protocolizadora que identifica o órgão de origem do processo, mantendo-se
inalterado, de acordo com as faixas numéricas determinadas no art. 3º;
23000 a 23999 - MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO
23059.000000 - CEFET-SP
II - o segundo grupo é constituído de seis dígitos, separados do primeiro por um ponto e
determina o registro seqüencial dos processos autuados, devendo número ser reiniciado a cada ano;
III - o terceiro grupo, constituído de quatro dígitos, separado do segundo grupo por uma
barra, indica o ano de formação do processo;
IV - o quarto grupo, constituído de dois dígitos, separado do terceiro grupo por hífen, indica
os Dígitos Verificadores (DV), utilizados pelos órgãos que façam uso de rotinas automatizadas.
Página do processo: é cada uma das faces de uma folha de papel do processo.
Peça do processo: o documento que, sob diversas formas, integra o processo. Ex: folha, folha de
talão de cheque, passagem aérea, brochura, termo de convênio, contrato, fita de vídeo, nota fiscal, entre outros.
Procedência - instituição que originou o documento.
Processo: é um conjunto de documentos que implica responsabilidade técnica, financeira ou
administrativa, necessário ao esclarecimento de um mesmo assunto, originado por um documento que, durante a sua tramitação, vai sendo instruído por despachos ou por anexações de outros documentos, com a finalidade de análise, informações e decisões.
Protocolo central: unidade junto ao órgão ou entidade encarregada dos procedimentos com relação às rotinas de recebimento e expedição de documentos e de correspondências.
Protocolo setorial ou registro: reprodução dos dados do documento feita em sistema próprio, destinada a controlar a movimentação da correspondência e do processo e fornecer dados de suas características fundamentais aos interessados.
Termo de abertura de volume de processo: nota utilizada para informar a abertura de um volume de processo.
Termo de apensamento: nota utilizada para indicar o que se apensou ao processo/expediente
principal.
Termo de desapensação: registra a separação física de dois ou mais processos apensados. Pode ser por intermédio de carimbo específico.
Termo de encerramento: registra o encerramento do processo. Pode ser por intermédio de
carimbo específico.
Termo de encerramento de volume de processo: registra o encerramento de um volume de processo.
Termo de juntada de folha ou peça: registra a juntada de folha(s) ou peça(s) ao processo pode ser por meio de carimbo específico.
Termo de reabertura de processo: informa a reabertura de um processo.
Termo de ressalva: informa que uma peça foi retirada do processo quando do ato da anexação, isto é, ao proceder a anexação foi constatada a ausência de uma peça. Pode ser por meio de carimbo específico.
Termo de retirada de folha ou peça: registra a retirada de folha(s) ou peça(s) do processo. Pode ser por meio de carimbo específico.
Tramitação: movimentação do processo de uma unidade a outra, interna ou externa, por meio de sistema próprio.
Unidade protocolizadora: encarregada de dar suporte às atividades de recebimento e expedição de documentos no âmbito da Unidade a qual se pertence.
Romaneio: máscara de identificação que vai anexada aos envelopes contendo a documentação a ser enviados às Unidades. Possui a mesma característica do AR (Aviso de Recebimento) dos Correios.
Suporte: material sobre o qual as informações são registradas (disco, disco magnético, disco ótico, filme, fita magnética, papel, papiro, pergaminho, vídeo disco e outros).
Trâmite: seqüência de diligência e ações prescritas para o andamento de documentos de natureza administrativa até seu julgamento ou solução.
Unidade de procedência: local de origem do documento.
Volume: abertura de nova pasta para processo/expediente quando a anterior atingir em média 300 folhas.