A teoria das três idades, sistematizadas pelos norte americanos nos anos 70 do século vinte, é um ponto de chegada natural dos estudos arquivísticos que, desde o século dezenove, tentavam estabelecer uma ponte entre a documentação de gestão e a documentação destinada a ser preservada para fins de pesquisa.
A teoria das três idades corresponde à sistematização do ciclo vital dos documentos de arquivo. È uma denominação que corresponde ao uso dos documentos.
ARQUIVOS CORRENTES:
A primeira idade corresponde à produção do documento, sua tramitação , a finalização de seu objetivo, conforme o caso, e a sua primeira guarda. O conteúdo desse documento, o chamado valor primário, coincide com as razões de sua criação.
As funções ou tarefas arquivísticas dessa fase são o apoio à produção e à tramitação, a classificação o servir à consulta administrativa (que é freqüente), a primeira guarda, a conexão do documento com seus prazos de destinação, estabelecidos pelas Tabelas de Temporalidade e as
atividades de Protocolo: Conjunto de operações visando o controle dos documentos que ainda tramitam no órgão, de modo a assegurar a imediata localização e recuperação dos mesmos, garantindo, assim, o acesso a informação:
Recebendo e classificando o documento: efetuando a separação dos documentos recebidos em oficial ostensivo ou sigiloso e particular;
Documentos de natureza sigilosa e particular deverão ser encaminhados aos respectivos destinatários;
Os documentos de natureza ostensiva deverão ser abertos e analisados, verificando-se a existência ou não de antecedentes. Em caso afirmativo, providenciar a juntada e em caso negativo, classificá-lo de acordo com o assunto tratado.
ARQUIVOS INTERMEDIÁROS:
A passagem do documento da primeira
à segunda idade denomina-se transferência e indica o fim de seu valor primário; é quando já terminaram os direitos produzidos por sua criação.
Os documentos passam, então, a semi-ativos, podendo, entretanto, ser usados dentro de seu valor primário, mas, por razões mais jurídicas que administrativas.
Vantagens para implantação de depósitos de arquivamento intermediário:
Devem ser simples e funcionais, permitindo a guarda de grandes volumes de documentos, proporcionando:
Economia de espaço, pessoal, equipamento e tempo;
Maior e melhor colaboração entre arquivistas e administradores;
Racionalização da guarda e preservação dos acervos documentais;
Resposta imediata e precisa às questões impostas pela administração;
Garantia de recolhimento aos arquivos permanentes dos documentos que devem ser conservados definitivamente.
Tabela de Temporalidade: È o registro esquemático do ciclo de vida documental do órgão, sendo elaborada após análise da documentação e aprovada pela autoridade competente.
A tabela determina o prazo de guarda dos documentos no arquivo corrente, sua transferência ao arquivo intermediário, os critérios para a microfilmagem, a eliminação ou o recolhimento ao arquivo permanente.
ARQUIVOS PERMANENTES:
A passagem de documentos do arquivo intermediário para o arquivo permanente denomina-se recolhimento.
Arquivos Permanentes são o conjunto de documentos custodiados em caráter definitivo, em função do seu valor secundário.
Valor Secundário: refere-se à possibilidade de uso dos documentos para fins diferentes daqueles para os quais foram originariamente criados.
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O documento passa a ser considerado fonte de pesquisa e informação para terceiros e para a própria administração.
São conjuntos documentais produzidos/recolhidos por unidades administrativas e/ou pessoas físicas. Passam a “conviver” uns com outros: constituindo-se em fundos.
Fundo: conjunto de documentos produzidos e/ou acumulados por determinada entidade pública ou privada, pessoa ou família no exercício de suas funções e atividades, guardando entre si relações orgânicas e que são preservados como prova ou testemunho legal e/ou cultural, não devendo ser mesclados a documentos de outro conjunto gerado por outra instituição, mesmo que este, por quaisquer razões, lhe seja afim.
Principais atividades dos Arquivos Permanentes:
Arranjo: a operação resume-se na reordenação dos conjuntos documentais remanescentes das eliminações ditadas pela Tabela de Temporalidade, obedecendo a critérios que respeitam o caráter orgânico dos conjuntos documentais.
Hierarquia da atividade de arranjo: Fundo; Seção; Subseção; Série; Subséries.
Descrição: Conjuntos de procedimentos que, a partir de elementos formais e de conteúdo, permitem a identificação de documentos e a elaboração de instrumentos de pesquisa.
Instrumentos de Pesquisa: Obra de referência, publicada ou não, que identifica, localiza, resume ou transcreve, em diferentes graus e amplitudes, fundos, seção, subseção, séries, subséries e peças documentais existentes em um arquivo permanente com a finalidade de controle e acesso ao acervo.
A norma
Isad(g) International Standard Archival Description (General).
Trata-se de normas de descrição estabelecidas pelo Conselho Internacional de Arquivos, e divulgada em 2000 no XIV Congresso Internacional de Arquivos, realizado em Sevilha.
Elementos recomendados pela Isad(g):
Área de identificação (nome e nível da unidade que está sendo descrita; suas datas de produção ou datas-limite, segundo o caso; sua dimensão e sua codificação, se houver);
Área de contexto de produção (nome da entidade/pessoa física, história administrativa/biografia, história custodial (ou arquivística) e origem do recolhimento/aquisição);
Área de conteúdo e estrutura (os assuntos tratados e as espécies documentais componentes, de modo a demonstrar as potencialidades de pesquisa; o arranjo interno e informações sobre alterações na dimensão do conjunto);
Área de acesso e uso (condições legais, estado físico do suporte, idiomas, outras descrições já publicadas);
Área de fontes relacionadas (documentos de interesse relacionados aos descritos)
Área de notas (outras informações importantes que não se acham nas outras áreas).
BELLOTTO, Heloísa Liberalli. Arquivística: objetos, princípios e rumos.São Paulo, Associação de Arquivistas de São Paulo, 2002. (Scripta – textos de interesse para os profissionais de arquivo e áreas afins).
BELLOTTO, Heloísa Liberalli. Arquivos permanentes: tratamento documental. – 2.ed. rev.e ampliada.- Rio de Janeiro: Editora Fundação Getúlio Vargas, 2004.
CONSELHO INTERNACIONAL DE ARQUIVOS. Norma internacional de descrição arquivística. 2.ª ed.rev. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2000.
Gestão de Documentos: conceitos e procedimentos básicos. Ana Celeste Indolfo, Ana Maria Valéria Cascardo Campos, Maria Izabel de Oliveira, Mônica Medrado da Costa, Verone Gonçalves Cauville. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 1993.
GONÇALVES, Janice. Como classificar e ordenar documentos de arquivo. São Paulo: Arquivo do Estado/ Imprensa Oficial do Estado, 1998.
