Protocolo - Conceitos básicos.

Portaria nº 592/GAB, DE 30 DE MAIO DE 2008
O trabalho de arquivo e protocolo tem sistemáticas próprias e termos específicos que designam atos ou tarefas. Por isso, é importante que todos os servidores tenham conhecimento dos conceitos e dos trâmites de processos, correspondências e documentos.
Sobre Processos
Anexar: união definitiva a um processo.
Apensar: união temporária a um processo, mediante determinação de uma autoridade competente.
Assunto: descrição sumária do assunto a ser objeto de decisões e providências por meio da
tramitação do processo ou expediente.
Atividade: ação, encargo ou serviço decorrente do exercício de uma função, que pode ser
identificada como atividade-meio ou atividade-fim.
Atividade-fim: ação, encargo ou serviço de um órgão para atribuições específicas que resulta na produção e acumulação de documentos de caráter substantivo e essencial para o seu funcionamento.
Atividade-meio: ação, encargo ou serviço de um órgão para atribuições específicas que resulta na produção e acumulação de documentos de caráter instrumental e acessório.
Autuar/formação de processo: ato de reunir em uma só pasta, para trâmite generalizado, a coleção inicial de documentos e registros de atos e fatos de natureza administrativo-jurídica relacionados ao mesmo assunto. Deverão ser observados os documentos cujo conteúdo esteja relacionado a ações e operações contábil-financeiras, ou requeira análises, informações, despachos e decisões de diversas unidades organizacionais de uma instituição.
Avaliação de documentos: identifica valores dos documentos para definição de seus prazos de guarda e de sua destinação.
Capa: emitida pelo SIGA quando da abertura de um novo número, é um invólucro utilizado para
proteger o conjunto de folhas que compõem um processo e, também, utilizada para formalizar
juntada de documentos.
Cartão de protocolo: papel encorpado (tipo papel cartão) para registro dos seguintes dados: nome do solicitante, data do protocolo, local para fixar a etiqueta, resumo do assunto, e rubrica do protocolista.
Correspondência: a CDA é responsável pelo encaminhamento das correspondências aos Correios, bem como pelo recebimento, guarda, triagem e distribuição interna.
Desapensação - é a separação física de processos apensados por já terem se encerrado as ações
pelas quais foram apensados.
Despacho: ordem de autoridade administrativa em caso que lhe é submetida à apreciação. O
despacho pode ser favorável ou desfavorável à pretensão solicitada pelo administrador, servidor
público.
Distribuição: remessa do processo às Diretorias, Gerências e/ou Coordenadorias para decisão sobre o assunto.
Documento: toda informação registrada em um suporte material suscetível de ser utilizado para consulta, estudo, prova e pesquisa. São fontes: livros, revistas, jornais, manuscrito, fotografia, selo, medalha, filme, disco e fita magnética etc.
Documento de arquivo: produzido e/ou recebido por uma pessoa física, jurídica ou privada, no exercício de suas atividades, constitui elemento de prova ou de informação. Forma um conjunto orgânico, refletindo as atividades a que se vincula, expressando os atos de seus produtores no exercício de suas funções. Assim, a razão de sua origem ou a função pela qual é produzido determina a sua condição de arquivo, natureza do suporte ou formato.
Documentos públicos: documentos de qualquer suporte ou formato, produzidos e/ou recebidos por um órgão governamental na condução de suas atividades. Também são aqueles produzidos e/ou recebidos por instituições de caráter público e por entidades privadas responsáveis pela execução de serviços públicos. De acordo com seus diversos elementos, formas e conteúdos, os documentos podem ser caracterizados segundo o gênero e a espécie.
Gênero: define a representação nos diferentes suportes, como textuais, cartográficos, iconográficos, filmográficos, sonoros, micro gráficos, informáticos.
Espécie: define a razão da natureza dos atos que lhes deram origem quanto à forma de registro de fatos.
Tomando por base os atos administrativos mais comuns em nossas estruturas de governo, temos:
a) Atos Normativos: são as regras e normas expedidas por autoridades administrativas.
b) Atos Enunciativos: são os opinativos que esclarecem os assuntos, visando a fundamentar
uma solução.
c) Atos de Assentamento: são os configurados por registros, consubstanciado assentamento
sobre fatos ou ocorrências.
d) Atos Comprobatórios: são os que comprovam assentamentos, decisões etc.
e) Atos de Ajuste: são representados por acordos em que a administração pública é parte.
f) Atos de Correspondência: objetivam a execução dos atos normativos em sentido amplo,
como aviso, ofício, carta, memorando, mensagem, edital, intimação, exposição de motivos,
notificação, telegrama, telex, telefax, alvará, circular.
Folha de despacho/informação: onde se fazem despachos, informações, pareceres, que é
incorporada ao processo para dar prosseguimento.
Interessado/solicitante/procedência: pessoa física ou instituição, unidade administrativa ou acadêmica expectante da decisão acerca do assunto que originou o processo.
Juntada: união de um processo a outro, ou de um documento a um processo. Realiza-se por
anexação ou apensação.
Juntada por anexação: união definitiva e irreversível de um ou mais processo(s)/documento(s) a outro processo (considerado principal) de mesmo interessado e assunto.
Juntada por apensação: união provisória de um ou mais processos a um mais antigo, destinada ao estudo e à uniformidade de tratamento em matérias semelhantes. Ex.: um processo de solicitação de aposentadoria de servidor público federal, apensado ao outro referente à solicitação de revisão de percepção para subsidiá-lo, caracterizando a apensação do processo acessório ao processo principal.
Livro de encaminhamento: registra para onde se enviará ou remeterá o processo. Os campos em branco deverão ser preenchidos pelo protocolista, devendo constar do recebimento a data, assunto, interessado, número do processo e sigla do setor de destino.
Livro de entrega de postagens: onde se registra todo material a ser enviado aos Correios.
Livro de envio de documentação para malote: livro onde se registra todo material a ser enviado às Unidades.
Livro de distribuição de número dos atos de correspondência da Unidade: onde se gera e controla os atos de correspondência (ofícios, editais, contratos, convênios)
Numeração de peças: é a numeração atribuída às partes integrantes do processo.
Numeração única de processo: identifica ou caracteriza um processo, conforme Portaria nº. 3, de 16.05.2003, da Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação do Ministério do Planejamento, e atribui valor perante a Administração Pública Federal. É formada por 15 dígitos, devendo ser acrescido de mais dois dígitos de verificação (DV), resultando em 17 dígitos, conforme a seguinte descrição:
I - o primeiro grupo é constituído de cinco dígitos, referentes ao código numérico atribuído a
cada unidade protocolizadora que identifica o órgão de origem do processo, mantendo-se
inalterado, de acordo com as faixas numéricas determinadas no art. 3º;
23000 a 23999 - MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO
23059.000000 - CEFET-SP
II - o segundo grupo é constituído de seis dígitos, separados do primeiro por um ponto e
determina o registro seqüencial dos processos autuados, devendo número ser reiniciado a cada ano;
III - o terceiro grupo, constituído de quatro dígitos, separado do segundo grupo por uma
barra, indica o ano de formação do processo;
IV - o quarto grupo, constituído de dois dígitos, separado do terceiro grupo por hífen, indica
os Dígitos Verificadores (DV), utilizados pelos órgãos que façam uso de rotinas automatizadas.
Página do processo: é cada uma das faces de uma folha de papel do processo.
Peça do processo: o documento que, sob diversas formas, integra o processo. Ex: folha, folha de
talão de cheque, passagem aérea, brochura, termo de convênio, contrato, fita de vídeo, nota fiscal, entre outros.
Procedência - instituição que originou o documento.
Processo: é um conjunto de documentos que implica responsabilidade técnica, financeira ou
administrativa, necessário ao esclarecimento de um mesmo assunto, originado por um documento que, durante a sua tramitação, vai sendo instruído por despachos ou por anexações de outros documentos, com a finalidade de análise, informações e decisões.
Protocolo central: unidade junto ao órgão ou entidade encarregada dos procedimentos com relação às rotinas de recebimento e expedição de documentos e de correspondências.
Protocolo setorial ou registro: reprodução dos dados do documento feita em sistema próprio, destinada a controlar a movimentação da correspondência e do processo e fornecer dados de suas características fundamentais aos interessados.
Termo de abertura de volume de processo: nota utilizada para informar a abertura de um volume de processo.
Termo de apensamento: nota utilizada para indicar o que se apensou ao processo/expediente
principal.
Termo de desapensação: registra a separação física de dois ou mais processos apensados. Pode ser por intermédio de carimbo específico.
Termo de encerramento: registra o encerramento do processo. Pode ser por intermédio de
carimbo específico.
Termo de encerramento de volume de processo: registra o encerramento de um volume de processo.
Termo de juntada de folha ou peça: registra a juntada de folha(s) ou peça(s) ao processo pode ser por meio de carimbo específico.
Termo de reabertura de processo: informa a reabertura de um processo.
Termo de ressalva: informa que uma peça foi retirada do processo quando do ato da anexação, isto é, ao proceder a anexação foi constatada a ausência de uma peça. Pode ser por meio de carimbo específico.
Termo de retirada de folha ou peça: registra a retirada de folha(s) ou peça(s) do processo. Pode ser por meio de carimbo específico.
Tramitação: movimentação do processo de uma unidade a outra, interna ou externa, por meio de sistema próprio.
Unidade protocolizadora: encarregada de dar suporte às atividades de recebimento e expedição de documentos no âmbito da Unidade a qual se pertence.
Romaneio: máscara de identificação que vai anexada aos envelopes contendo a documentação a ser enviados às Unidades. Possui a mesma característica do AR (Aviso de Recebimento) dos Correios.
Suporte: material sobre o qual as informações são registradas (disco, disco magnético, disco ótico, filme, fita magnética, papel, papiro, pergaminho, vídeo disco e outros).
Trâmite: seqüência de diligência e ações prescritas para o andamento de documentos de natureza administrativa até seu julgamento ou solução.
Unidade de procedência: local de origem do documento.
Volume: abertura de nova pasta para processo/expediente quando a anterior atingir em média 300 folhas.