28/12/2008

Administração de Materiais- Noções

Funções Básicas de um Sistema de Administração de Material:
-Programação
-Aquisição
-Estocagem
-Distribuição

Classificação de Materiais:
Classificar um material é agrupá-lo de acordo com suas características, peso, tipo, utilização etc.
Cada gênero de material deve ocupar um local específico facilitando sua identificação e localização no almoxarifado.

Sistemas de Classificação:
-Alfabético
-Alfanumérico:
-Numérico

Codificação do Material:
Cada item recebe um código com as informações necessárias e suficientes. Utiliza números e letras. facilita a localização do material no almoxarifado quando a quantidade de itens é muito grande.

Etapas de Classificação:
- Catalogação
- Simplificação ( reduz a diversidade de itens)
- Especificação (descrição do item: de medidas, tamanho, peso, formato)
- Normalização ( a maneira que o material é utilizado ( Pra que serve??)
- Padronização (estabelece padrões de peso e de medida e formato)
- Codificação (substitui o nome do material em todos os documentos da empresa)

- Classificação de Estoques:
- Matérias -primas: insumos e materiais básicos adquiridos de fornecedores
- Materias em processamento: os que estão sendo processados
- Materiais semi-acabados: em estágio mais avançados que os processados.Quase acabados.
- Materiais acabados ou componentes: peças isoladas ou componentes prontos para formarem produto acabado
- Produtos acabados: produtos já prontos que passaram pelas etapas anteriores
- Política de estoques.

27/12/2008

Administração de Material: Noções

A administração compreende três campos básicos: pessoal, material e financeiro.
A administração de material é a ramificação da Administração Geral, constituindo-se um importante fator no seu conjunto.
A administração de material é uma atividade que abrange a execução e gestão de todas as tarefas de suprimento, transporte e manutenção do material de uma organização.
Corresponde, portanto, no seu todo, ao planejamento, organização, direção, coordenação e controle de toda as tarefas necessárias à definição de qualidade,
aquisição, guarda, controle e aplicação dos materiais destinados às atividades operacionais de uma organização, seja de natureza militar, industrial, comercial ou de serviços.
A Administração de Material tem por objetivo:
Preços baixos;
Alto giro de estoques;
Baixo custo de aquisição e posses;
Continuidade de suprimento;
Consistência de qualidade;
Pouca despesa com pessoal;
Relações favoráveis com os fornecedores;
Aperfeiçoamento do pessoal;
Bons registros
.

A Administração de Material é a parte da administração geral que trata da área específica dos materiais. Nas empresas é uma atividade integrada da Logística Empresarial que abrange a execução e gestão de todas as tarefas de suprimento, transporte e manutenção.
Os materiais podem ser classificados conforme a necessidade e cultura de cada empresa.
Assim existem classificações segundo diversos critérios.
Quanto à utilização podem se classificar em: equipamentos, material de consumo, matérias primas e insumos.
Quanto ao valor econômico os materiais podem ser classificados segundo diversos aspectos, tais como facilidade de obtenção, produção nacional ou estrangeira, possibilidade de substitutivos, multiplicidade de emprego, etc.
Quanto ao valor estratégico, pode ser classificada diferentemente se sua utilização está ligada a segurança nacional, se sua existência está ligada a escassez ou abundância de jazidas minerais ou vegetais.
A política de material de cada empresa varia conforme estão classificados os seus materiais e conforme seu ramo de atividade.
Uma técnica básica da política de materiais é a padronização dos materiais em uso na organização. Esta padronização se dá pela aplicação de especificações técnicas e pela existência de um programa de classificação e catalogação de materiais.
Outra política básica é o acompanhamento do ciclo dos materiais. Este programa visa preparar e programar a introdução dos materiais na organização. Com isso evita-se dispêndio excessivo de recursos, paralisação da empresa pela falta do referido material além da eliminação de estoques mortos e sucatas excessivas ao fim da vida útil do material
Deve-se ter especial atenção ao processo de procura e obtenção dos materiais. Atualmente com a tendência de globalização da economia as fontes fornecedoras multiplicaram-se em número, fazendo com que as equipes encarregadas destas atividades tenham uma crescente complexidade no seu trabalho.
O transporte faz parte das preocupações básicas do administrador de materiais. Seja ele
interno ou externo, um baixo desempenho na sua execução pode comprometer a atividade fim da organização. Deve-se estar sempre atento às modernas técnicas e equipamentos de transporte, além da evolução das relações comerciais com aquelas empresas prestadoras de serviço nesta área, que podem vir a ser empregadas como uma importante maneira de economia de tempo e recursos.
A armazenagem de materiais também é uma preocupação constante do administrador. A
armazenagem, embora não se aperceba disso facilmente têm um custo (posse e conservação da área, conservação dos próprios materiais, custo de pessoal, etc), além do próprio custo do estoque imobilizado. Assim pela padronização e pelo planejamento deve-se procurar reduzir a quantidade de material armazenado e aumentar a velocidade com que ele entra e sai dos locais de armazenagem. Deve-se também estar atento às modernas técnicas e equipamentos de armazenagem e embalagem, para aumento da eficiência e redução de custos.
A administração de estoques é também uma tarefa da qual o administrador de materiais não deve se descuidar. Sua eficiência leva à redução de materiais armazenados, citada acima, permite uma previsão de consumo e aquisições, além de permitir todo o planejamento do ciclo de materiais da empresa.
Por fim, pouco adianta a atenção a todas as técnicas da administração de materiais numa empresa, caso ela esteja desorganizada, caso estejam descoordenados seus órgãos internos e caso ela não consiga processar adequadamente seus dados, suas estatísticas e não consiga motivar suficientemente seu pessoal para a realização de um bom trabalho.

Noções de Administração Financeira: Plano de Contas.

Plano de Contas é o conjunto de contas, previamente estabelecido, que norteia os trabalhos contábeis de registro de fatos e atos inerentes à entidade, além de servir de parâmetro para a elaboração das demonstrações contábeis.

A montagem de um Plano de Contas deve ser personalizada, por empresa, já que os usuários de informações podem necessitar detalhamentos específicos, que um modelo de Plano de Contas geral pode não compreender.

Plano de Contas, genericamente tido como um simples elenco de contas, constituí na verdade um conjunto de normas do qual deve fazer parte, ainda, a descrição do funcionamento de cada conta - o chamado "Manual de Contas", que contém comentários e indicações gerais sobre a aplicação e o uso de cada uma das contas (para que serve, o que deve conter e outras informações sobre critérios gerais de contabilização).
Como exemplo, temos a conta "Caixa", que registrará o dinheiro em espécie (papel-moeda) disponível na tesouraria da empresa.
Qualquer que seja a atividade de uma instituição, todos os atos e todos os fatos necessitam ser registrados, quer seja para atender a legislação vigente quer seja para atender um princípio ético individual ou de um grupo. E justamente esta é a finalidade ímpar da Contabilidade: Registrar os atos e fatos de uma entidade.
Para tal, se faz necessário um arquivamento ordenado dos documentos que irão apoiar os lançamentos contábeis, principalmente para atender questões legais como Receita Federal, Ministério do Trabalho ou outros órgãos e, principalmente, a adoção de um plano de contas contábil eficiente e que demonstre com propriedade a real situação da instituição quando da apuração dos balancetes mensais e do balanço patrimonial anual.
Um plano de contas eficiente deve apresentar dados contábeis que reflitam com clareza a natureza operacional, administrativa e legal da instituição. Deve, também, ser subdividido em centros de custo, cujos balancetes servirão de base para a comparação entre os custos orçados e o custo Real.
Outro aspecto relevante é o conceito de informação precisa e em tempo hábil. "Como tomar decisões se as informações que necessito só as terei três ou quatro meses após? Ou como tomar decisões se as informações que recebo em tempo real não são confiáveis ?"

Noções de Administração Financeira: Fluxo de Caixa

O fluxo de caixa é uma ferramenta que demonstra de forma antecipada as entradas e saídas de recursos, porém com a finalidade de permitir ao Administrador, em tempo real, a tomada de decisões referentes a disponibilidade de caixa.
Na elaboração de um fluxo de caixa deve ser considerado:

Período a ser coberto pelo fluxo de caixa:
A projeção pode ser realizada mês a mês, trimestre a trimestre ano a ano ou até mesmo em bases diárias. Além de permitir analisar a forma como uma empresa desenvolve sua política de captação e aplicação de recursos, o acompanhamento entre o fluxo projetado e o efetivamente realizado, permite identificar as variações ocorridas e as causas dessas variações
Na projeção do fluxo de caixa, indicamos não apenas o valor dos financiamentos que a empresa necessitará para desenvolver as suas atividades, mas também quando ele será utilizado. Percebemos até agora que o fluxo de caixa olha para o futuro retratando a situação real do caixa na empresa, não podendo ser confundido com os registros contábeis que se ocupam do passado e incorporam categorias relacionadas ao patrimônio físico da empresa, como por exemplo, o Ativo Imobilizado


Agilidade nas possíveis alterações
No momento em que se toma conhecimento que a entrada de um recurso não mais se efetuará ou que o pagamento a um fornecedor foi postergado, o fluxo de caixa deverá ser retificado de imediato, visto que o reflexo desse acontecimento atingirá os demais eventos através do efeito cascata. Daí a necessidade imperativa de se retificar o fluxo de caixa em tempo real.

Periodicidade na emissão do relatório
A confecção do relatório de fluxo de caixa deverá ser uma rotina normal da instituição e, em datas pré-determinadas, ele deverá estar disponibilizado para os administradores tomadores de decisão.

Para a elaboração do fluxo de caixa, a empresa precisa dispor internamente de informações organizadas que permitam a visualização das contas a receber, contas a pagar e de todos os desembolsos geradores dos custos fixos. A forma de obtenção e organização dessas informações auxiliares, passam pela utilização de ferramentas de gestão, cuja forma dependerá do tipo da empresa, do seu porte e disponibilidade financeira. O fluxo de caixa é um grande sistema de informações para o qual convergem os dados financeiros gerados em diversas áreas da empresa. A maior dificuldade para se ter um fluxo de caixa realmente eficaz é gerenciar adequadamente este sistema de informações. Na grande maioria das Micro e Pequenas Empresas tudo pode ser resolvido com a utilização de simples planilhas.

Noções de Administração Financeira

Na administração financeira de uma instituição são três os conceitos básicos que determinam o sucesso ou fracasso de uma gestão financeira:

1- O planejamento financeiro das operações;
2- O acompanhamento dos eventos que resultem em entrada ou desembolso de recursos;
3-
A transparência nas operações visando a legitimidade dos atos.

Orçamento é o plano financeiro estratégico de uma administração para determinado exercício.
O orçamento é a ferramenta administrativa mais adequada para se planejar financeiramente - e com segurança - as atividades operacionais rotineiras ou periódicas de uma instituição.
Os orçamentos devem ser confeccionados, preferencialmente, subdivididos em centros de custos, os quais refletirão as necessidades de controle de cada conjunto de tarefas, grupos de pessoas ou eventos. Orçar não só significa estimar a real necessidade de recursos de um centro de custo durante um determinado período como também avaliar com precisão a entrada dos recursos para sustentar a operacionalidade da instituição.

O acompanhamento dos eventos financeiros é efetuado em tempo hábil e mediante números precisos através do fluxo de caixa.

FLUXO DE CAIXA é a demonstração visual das receitas e despesas distribuídas pela linha do tempo futuro. Esta ferramenta administrativa permite o acompanhamento periódico - de acordo com as necessidades da instituição - e em tempo real das origens e aplicações dos recursos, o que possibilita decisões em tempo hábil. O fluxo de caixa permite responder de imediato perguntas tais como:
Nas próximas X semanas teremos disponibilidade para pagar os desembolsos que irão ocorrer?
Caso negativo, que desembolsos poderão ser remanejados? Ou que entradas de recursos poderão ser antecipadas?
Caso positivo e havendo disponibilidade de caixa, que investimentos poderão ser efetuados?

A transparência das operações é assegurada no momento em que a instituição apresenta sua escrituração contábil de forma clara e apoiada por documentação legal, não só para atender à legislação vigente mas também para proporcionar fidedignidade aos atos de seus gestores. Assim como o orçamento, o plano de contas contábil de uma instituição também deverá ser composto por centros de custo, de acordo com as tarefas, grupos de pessoas ou eventos. Os números apresentados nos balancetes mensais refletirão o resultado real da instituição - superávit / déficit ou lucro / prejuízo - e sua situação patrimonial - ativo / passivo. Os balancetes servirão também de base para a comparação entre os valores orçados - conforme item 1 - e os valores reais, adotando-se então medidas corretivas para os próximos orçamentos, tendo como objetivo minimizar as distorções porventura existentes.
Desta forma, a adequada combinação das três ferramentas - orçamento, fluxo de caixa e contabilidade - permitirá que os três princípios básicos da administração financeira - planejamento, acompanhamento e transparência - sejam alcançados, o que resultará numa gestão tecnicamente correta, transparente e adequada ao bom desempenho da instituição como um todo.

07/12/2008

Servidor e Opinião Pública

A opinião pública tem uma visão estereotipada do funcionário público. Nesta visão, são realçados os aspectos negativos: menor empenho no trabalho, descaso na prestação de serviços e acomodação nas rotinas do emprego etc.

Esta é uma visão muito antiga. Hà uma música tocada nos bailes de Carnaval na década de 50 que fala de uma servidora pública:

"Maria Candelária, é alta funcionária.
Saltou de Para-quedas, caiu na letra "O".
Começa o dia, coitada da Maria,
Trabalha, trabalha, trabalha de fazer dó;
A uma vai ao dentista, às duas vai ao café, às três vai à modista,
às quatro assina o ponto e dá no pé.
Que grande vigarista que ela é."

Era assim, de pàra-quedas, que se caía num cargo público e nas classificações funcionais.
Barnabé é outro termo que consagrou na gíria a visão do funcionalismo público mediano, sem grandes aspirações ou conquistas . O típico servidor cujo paletó vive na cadeira para dar a impressão de que ele está no ambiente de trabalho.

Desmistificar um estereótipo social é sabidamente uma tarefa de paciência e que demanda tempo. É necessária uma estratégia, permanente e progressiva de esclarecimento da sociedade civil, a fim de mostrar o porquê da existência do servidor público e sua necessidade. O porquê de sua necessária e constante valorização.

A Constituição de 1988 estabelece que a única maneira de provimento de cargos públicos efetivo é através de concurso. Atualmente, a maior parte do funcionalismo público de cargos efetivos é formada por servidores concursados, aprovados em certames que exigem muito preparo.

Mas,  uma boa parte dos cargos comissionados, a maioria cargos de gestão, são ocupados por servidores nomeados segundo critérios de interresses políticos. Isso gera um quadro onde o servidor tem uma boa formação, mas os chefes são amadores.

Além disso,  há uma gama de outros funcionários selecionados pelo critério "quem indica", contratados temporariamente, ou terceirizados, ou para Consultoria e cujos contratos são renovados inúmeras vezes equivalendo na prática a quase um cargo permanente. Infelizmente há ainda esses que caem de para-quedas no serviço público.

Entretanto, o que se percebe é que a cena da repartição cheia de máquinas de datilografia e cadeiras com paletós sobre elas repousando, hoje é tão pitoresca quanto rara. O Barnabé está em extinção.

É claro que exames rigorosos para admissão de novos servidores aumentam a qualidade do funcionalismo , mas não é só isso. É preciso estruturar carreiras no serviço público com cursos obrigatórios e específicos para o setor público.

Os cidadãos estão cada vez mais conscientes de que o serviço público que lhe é prestado não é gratuito: é muito caro. Pagam-se tributos de várias espécies, numa complexa configuração fiscal (cumulatividade, bi-tributação, efeito cascata, guerra fiscal, etc...) que precisam arcar, inclusive, com os custos da burocracia excessiva e da provisão para fraudes.

A sociedade está ciente de que o serviço público deve ser eficiente e de que o servidor público está ali para servir a sociedade.

O emprego público deve explorar as habilidades que fizeram o candidato ser empossado. A remuneração, a depender da carreira, deve ser mantida em níveis competitivos ao da esfera privada. Mas, nada disso visa a efemeridade do "status" que alguns servidores públicos apreciam.Tudo visa o fim público, objetiva a satisfação das necessidades coletivas.

Uma nova política de recursos humanos é necessária. Deverá ser permanente e estar em constante aperfeiçoamento, produzindo, na ponta, servidores mais críticos, competentes, inovadores e cientes de sua missão pública. Essa é a única forma de se resgatar, perante a sociedade, a dignidade da função, e se ganhar do público, o reconhecimento devido.

Perante a sociedade, maus servidores não têm direitos - nem de grevar, porque são dispensáveis. Bons servidores, ao contrário, competentes e atenciosos, tornam-se mais fortes e reconhecidos, porque imprescindíveis. Não adianta simplesmente lutar pelo salário sem ter postura e ética na hora de servir.

A boa greve é aquela que é encampada por quem de fato trabalha , serve com competência e dá atendimento de qualidade ao público.