Plano de Contas é o conjunto de contas, previamente estabelecido, que norteia os trabalhos contábeis de registro de fatos e atos inerentes à entidade, além de servir de parâmetro para a elaboração das demonstrações contábeis.
A montagem de um Plano de Contas deve ser personalizada, por empresa, já que os usuários de informações podem necessitar detalhamentos específicos, que um modelo de Plano de Contas geral pode não compreender.
Plano de Contas, genericamente tido como um simples elenco de contas, constituí na verdade um conjunto de normas do qual deve fazer parte, ainda, a descrição do funcionamento de cada conta - o chamado "Manual de Contas", que contém comentários e indicações gerais sobre a aplicação e o uso de cada uma das contas (para que serve, o que deve conter e outras informações sobre critérios gerais de contabilização).
Como exemplo, temos a conta "Caixa", que registrará o dinheiro em espécie (papel-moeda) disponível na tesouraria da empresa.
Qualquer que seja a atividade de uma instituição, todos os atos e todos os fatos necessitam ser registrados, quer seja para atender a legislação vigente quer seja para atender um princípio ético individual ou de um grupo. E justamente esta é a finalidade ímpar da Contabilidade: Registrar os atos e fatos de uma entidade.
Para tal, se faz necessário um arquivamento ordenado dos documentos que irão apoiar os lançamentos contábeis, principalmente para atender questões legais como Receita Federal, Ministério do Trabalho ou outros órgãos e, principalmente, a adoção de um plano de contas contábil eficiente e que demonstre com propriedade a real situação da instituição quando da apuração dos balancetes mensais e do balanço patrimonial anual.
Um plano de contas eficiente deve apresentar dados contábeis que reflitam com clareza a natureza operacional, administrativa e legal da instituição. Deve, também, ser subdividido em centros de custo, cujos balancetes servirão de base para a comparação entre os custos orçados e o custo Real.
Outro aspecto relevante é o conceito de informação precisa e em tempo hábil. "Como tomar decisões se as informações que necessito só as terei três ou quatro meses após? Ou como tomar decisões se as informações que recebo em tempo real não são confiáveis ?"
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