Noções de Administração Financeira

Na administração financeira de uma instituição são três os conceitos básicos que determinam o sucesso ou fracasso de uma gestão financeira:

1- O planejamento financeiro das operações;
2- O acompanhamento dos eventos que resultem em entrada ou desembolso de recursos;
3- A transparência nas operações visando a legitimidade dos atos.

Orçamento é o plano financeiro estratégico de uma administração para determinado exercício.
O orçamento é a ferramenta administrativa mais adequada para se planejar financeiramente - e com segurança - as atividades operacionais rotineiras ou periódicas de uma instituição.
Os orçamentos devem ser confeccionados, preferencialmente, subdivididos em centros de custos, os quais refletirão as necessidades de controle de cada conjunto de tarefas, grupos de pessoas ou eventos. Orçar não só significa estimar a real necessidade de recursos de um centro de custo durante um determinado período como também avaliar com precisão a entrada dos recursos para sustentar a operacionalidade da instituição.

O acompanhamento dos eventos financeiros é efetuado em tempo hábil e mediante números precisos através do fluxo de caixa.

FLUXO DE CAIXA é a demonstração visual das receitas e despesas distribuídas pela linha do tempo futuro. Esta ferramenta administrativa permite o acompanhamento periódico - de acordo com as necessidades da instituição - e em tempo real das origens e aplicações dos recursos, o que possibilita decisões em tempo hábil. O fluxo de caixa permite responder de imediato perguntas tais como:
Nas próximas X semanas teremos disponibilidade para pagar os desembolsos que irão ocorrer?
Caso negativo, que desembolsos poderão ser remanejados? Ou que entradas de recursos poderão ser antecipadas?
Caso positivo e havendo disponibilidade de caixa, que investimentos poderão ser efetuados?

A transparência das operações é assegurada no momento em que a instituição apresenta sua escrituração contábil de forma clara e apoiada por documentação legal, não só para atender à legislação vigente mas também para proporcionar fidedignidade aos atos de seus gestores. Assim como o orçamento, o plano de contas contábil de uma instituição também deverá ser composto por centros de custo, de acordo com as tarefas, grupos de pessoas ou eventos. Os números apresentados nos balancetes mensais refletirão o resultado real da instituição - superávit / déficit ou lucro / prejuízo - e sua situação patrimonial - ativo / passivo. Os balancetes servirão também de base para a comparação entre os valores orçados - conforme item 1 - e os valores reais, adotando-se então medidas corretivas para os próximos orçamentos, tendo como objetivo minimizar as distorções porventura existentes.
Desta forma, a adequada combinação das três ferramentas - orçamento, fluxo de caixa e contabilidade - permitirá que os três princípios básicos da administração financeira - planejamento, acompanhamento e transparência - sejam alcançados, o que resultará numa gestão tecnicamente correta, transparente e adequada ao bom desempenho da instituição como um todo.