Ao receber a correspondência e proceder à abertura do envelope, a pessoa responsável pelo serviço de protocolo deverá observar:
Se está assinado pelo próprio remetente, por seu representante legal ou procurador, caso em que deverá ser anexado o instrumento de procuração;
Se está acompanhado dos respectivos anexos, se for o caso;
Se contém o comprovante de recebimento, e providenciar a respectiva devolução;
Se a correspondência será autuada ou não;
Toda correspondência oficial deve conter, para sua identificação , a espécie do documento e o órgão emissor, seguido da sigla da unidade, do número de ordem, destinatário, assunto e da data da emissão.
A correspondência oficial expedida é encaminhada por intermédio do protocolo central do órgão ou entidade, por meio dos serviços da empresa de correios, ou utilizando-se de meios próprios para efetuar a entrega.
A correspondência oficial interna é encaminhada por intermédio do protocolo setorial;
Toda correspondência oficial deve ser acondicionada em envelope, contendo, no canto superior esquerdo, o nome, cargo, endereço do destinatário, a espécie e número da correspondência, bem como nome e endereço do remetente, a fim de, em caso de devolução, a empresa de correios poder localizar
Ressalta-se que o documento oficial faz referência ao cargo do destinatário e não à pessoa que o ocupa; portanto, quando um documento oficial é encaminhado para um destinatário que não ocupa mais um determinado cargo, deverá ser aberto, para as providências cabíveis.
A correspondência particular não é expedida pelas unidades de protocolo central ou setorial do órgão ou entidade. A correspondência de caráter particular recebida pelas unidades de protocolo central ou setorial deverá ser encaminhada diretamente ao destinatário.
O protocolo central receberá a correspondência e verificará se o destinatário ou a unidade pertencem ou não ao órgão ou entidade; em caso negativo, devolverá a correspondência ao remetente, apondo o carimbo, e identificando o motivo da devolução.
PROCEDIMENTOS COM RELAÇÃO A PROCESSOS
A autuação, também chamada formação de processo, obedece em geral a seguinte rotina:
Prende-se a capa, juntamente com toda a documentação, com colchetes, obedecendo a ordem cronológica do mais antigo para o mais recente, isto é, os mais antigos serão os primeiros do conjunto;
Coloca-se na capa do processo, a etiqueta com o respectivo número de protocolo;
Coloca-se, na primeira folha do processo, outra etiqueta com o mesmo número de protocolo;
Numera-se as folhas, põe o respectivo carimbo (órgão, número da folha e rubrica do servidor que estiver numerando o processo);
Lê-se o documento, a fim de extrair o assunto, de forma sucinta, clara e objetiva;
Coloca-se, na capa, a identificação da unidade para a qual o processo será encaminhado;
Registrar-se em sistema próprio do órgão , identificando as principais características do documento, a fim de permitir sua recuperação. Ex.: espécie, nº, data, procedência, interessado, assunto e outras informações julgadas importantes, respeitando as peculiaridades de cada órgão ou entidade;
Confere-se o registro e a numeração das folhas;
Encaminha-se, fisicamente, o processo autuado e registrado para a unidade específica correspondente, do órgão ou entidade;
O envelope no qual veio a correspondência não será peça do processo, deve ser descartado, mas, antes, anota-se as informações necessárias, referentes ao endereço do remetente.
A autuação de documentos classificados como “SECRETO”, “CONFIDENCIAL” ou “RESERVADO” em geral é processada por servidor com competência para tal, da mesma forma que os demais documentos, devendo, no entanto, as unidades de protocolo central ou setorial, após a autuação, lacrarem o envelope do processo, apondo o número do processo, o órgão de destino e o carimbo correspondente ao grau de sigilo.
As mensagens e documentos resultantes de transmissão via fax não se constituem peças de processo.
Não se autua documentos que não devem sofrer tramitação, tais como convites para festividades, comunicação de posse, remessa para publicação, pedido de cópia de processo, desarquivamento de processo e outros que, por sua natureza, não devam constituir processo.
A prioridade na autuação e movimentação de processos deve contemplar documentos caracterizados como urgentes.
O processo deve ser autuado, preferencialmente, por um documento original; no entanto, pode ser autuado utilizando-se uma cópia de documento, considerando-se que o servidor tem fé pública para autenticar documentos e fazer reconhecimento de firmas.
NUMERAÇÃO DE FOLHAS E DE PEÇAS
As folhas dos processos serão numeradas em ordem crescente, sem rasuras, devendo ser utilizado carimbo próprio para colocação do número, aposto no canto superior direito da página, recebendo, a primeira folha, o número 1.
O documento não encadernado receberá numeração em seqüência cronológica e individual para cada peça que o constituir.
Nenhum processo poderá ter duas peças com a mesma numeração.]
Nos casos em que a peça do processo estiver em tamanho reduzido, cola-se em folha de papel branco, apondo-se o carimbo da numeração de peças de tal forma que o canto superior direito do documento seja atingido pelo referido carimbo.
Qualquer solicitação ou informação inerente ao processo faz-se por intermédio de despacho no próprio documento ou, caso seja possível, em folha de despacho, a ser incluída ao final do processo, utilizando-se tantas folhas quanto necessário.
Utiliza-se somente a frente da folha de despacho, não permitido-se a inclusão de novas folhas até seu total aproveitamento.
No caso de inserção de novos documentos no processo, inutiliza-se o espaço em branco da última folha de despacho, apondo o carimbo “Em branco”.
Quando, por falha ou omissão, for constatada a necessidade da correção de numeração de qualquer folha dos autos, inutiliza-se a anterior, apondo um “X” sobre o carimbo a inutilizar, renumerando as folhas seguintes, sem rasuras, certificando-se da ocorrência.
JUNTADA POR ANEXAÇÃO
A juntada por anexação é feita quando há dependência entre os processos a serem anexados.
A dependência será caracterizada quando for possível definir um processo como principal e um ou mais como acessórios.
Na juntada por anexação, as peças do conjunto processado são renumeradas a partir do processo acessório.
Se, na juntada por anexação, o processo acessório contiver “TERMO DE RETIRADA DE PEÇA”, na renumeração do conjunto processado, permanecerá vago o lugar correspondente à peça desentranhada, devendo, no entanto, esta providência ser consignada expressamente no “TERMO DE RESSALVA” a ser lavrado imediatamente após o “TERMO DE JUNTADA”.
Coloca-se em primeiro lugar a capa e o conteúdo do processo principal;
Retira-se a capa do processo acessório, sobrepondo-a à capa do processo principal e mantem-se os processos sobre as duas capas, formando um único conjunto;
Renumera-se e rubrica-se as peças do processo acessório, obedecendo a numeração já existente no principal;
Lavra-se o “TERMO DE JUNTADA POR ANEXAÇÃO’ na última folha do processo mais antigo;
Anota-se, na capa do processo principal, o número do processo acessório que foi juntado;
Registra-se, em sistema próprio, a juntada.
JUNTADA POR APENSAÇÃO
Observa-se, na juntada por apensação, a seguinte metodologia:
mantem-se superposto um processo ao outro, presos por colchetes ou barbante, conforme o número de páginas, ficando em segundo lugar o processo que contenha o pedido de juntada;
mantem-se as folhas de cada processo com sua numeração original;
lavra-se o ‘TERMO DE JUNTADA POR APENSAÇÃO’ na última folha do processo mais antigo, o qual, no ato da apensação, ficará em primeiro lugar;
anota-se na capa do processo que ficar em primeiro lugar o número do processo apensado;
Registra-se, em sistema próprio, a juntada por apensação.
DESAPENSAÇÃO
Após a decisão final, os processos poderão ser desapensados no protocolo setorial da unidade onde se encontrarem. A desapensação ocorre antes do arquivamento.
A metodologia para a desapensação é:
separa-se os processos;
lavra-se o “TERMO DE DESAPENSAÇÃO’ no processo que solicitou a juntada;
torna-se sem efeito a anotação da capa do processo feita à época da apensação;
Coloca o despacho de encaminhamento em cada processo a ser desapensado;
Registra-se em sistema próprio, a desapensação.
DESENTRANHAMENTO DE PEÇAS
A retirada de folhas ou peças ocorrerá onde se encontrar o processo, mediante despacho prévio da autoridade competente.
Sempre que houver retirada de folhas ou peças, lavra-se, após o último despacho, o “TERMO DE DESENTRANHAMENTO”.
Quando a retirada de folhas ou peças for a pedido de terceiros, usa-se o carimbo de desentranhamento de peça, onde consta o recibo da parte interessada.
O processo que tiver folha ou peça retirada conservará a numeração original de suas folhas ou peças, permanecendo vago o número de folha(s) correspondente(s) ao desentranhamento, apondo-se o carimbo de desentranhamento.
É vedada a retirada da folha ou peça inicial do processo.
DESMEMBRAMENTO DE PEÇAS
A separação de parte da documentação de um processo, para formar outro, ocorrerá mediante despacho da autoridade competente, utilizando-se o “TERMO DE DESMEMBRAMENTO”, conforme segue::
Retira-se os documentos que constituirão outro processo;
Coloca-se o “TERMO DE DESMEMBRAMENTO” no local onde foram retirado os documentos;
Procede-se à autuação dos documentos retirados, renumerando suas páginas.
DILIGÊNCIA
Quando o processo envolver pessoas ou instituições estranhas à Administração Pública Municipal, Estadual e Federal, o protocolo geral é encarregado de convocar o interessado afim de cumprir a exigência.
A convocação do interessado para cumprir diligência não pertencente à Administração Pública Municipal, Estadual e Federal será feita através de correspondência expedida pelo setor de comunicação do órgão ou entidade que a solicitar.
Vencido o prazo, sem o cumprimento da exigência, o órgão responsável anexará ao processo cópia da convocação expedida e o remeterá à instituição que determinou a diligência.
TERMO DE REMESSA DE PROCESSO
Deverá ser aposta na última folha informando a quantidade final de folhas, com o objetivo de prevenir eventual retirada ou inclusão de peças processuais.
ENCERRAMENTO DO PROCESSO E ABERTURA DE VOLUME SUBSEQÜÊNTE
O encerramento dos processos dá-se:
Por indeferimento do pleito;
Pelo atendimento da solicitação e cumprimento dos compromissos arbitrados ou dela decorrentes;
Pela expressa desistência do interessado;
Quando seu desenvolvimento for interrompido por período superior a um ano, por omissão da parte interessada.
TERMO DE ARQUIVAMENTO OU DESARQUIVAMENTO
O despacho que determina o arquivamento de processos dever ser motivado e contem a expressão “ARQUIVE-SE”.
RECONSTITUIÇÃO DE PROCESSOS
Havendo desaparecimento ou extravio de processo, o servidor que primeiro tomar conhecimento do fato comunicará, deve comunicar a o ocorrido.
A autoridade administrativa que tiver ciência do fato promove sua apuração imediata, mediante sindicância ou processo administrativo disciplinar.
Independentemente das ações adotadas anteriormente, o servidor responsável pela reconstituição do processo observa o seguinte procedimento:
Ordena a documentação que caracteriza a busca de localização do processo dentro de uma capa, juntamente com o documento, pelo qual foi dado conhecimento à chefia, do desaparecimento ou extravio do processo;
Faz representação ao chefe da unidade a que estiver jurisdicionado, a quem compete autorizar a reconstituição do processo;
Reconstitui o processo, resgatando as suas informações e obtendo cópias de documentos que o constituíam;
Informa na folha inicial que aquele processo está sendo reconstituído, constando o número do processo, procedência, interessado e assunto e outras informações julgadas necessárias;
Atribui nova numeração ao processo reconstituído;
Registra, no sistema próprio, a ocorrência, citando o número do processo extraviado e o atual.
Nenhum comentário:
Postar um comentário