ARQUIVOS CORRENTES E INTERMEDIÁRIOS

ARQUIVO CORRENTE - conjunto de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos ou recebidos no cumprimento de atividades-meio e atividades-fim e que se conservam junto aos órgãos produtores em razão de sua vigência e da freqüência com que são por eles consultados.

ARQUIVO INTERMEDIÁRIO - conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco freqüente, que aguardam, em depósito de armazenamento temporário, sua destinação final.

Para poder desempenhar satisfatoriamente as suas funções, o Arquivo necessita
de uma estrutura básica que pode ser composto dos seguintes elementos:
• Recursos Humanos
• Instalações
• Recursos Materiais
RECURSOS HUMANOS
A responsabilidade da execução das operações de arquivo dever ser confiada a pessoal competente e responsável para executar as operações de:
a) Selecionar documentos
b) Registrar documentos
c) Estabelecer o método de classificação adequado
d) Codificar documentos
e) Ordenar documentos
f) Arquivar documentos de acordo com o método adotado
g) Conservar os documentos mantendo o arquivo organizado e atualizado
h) Localizar documentos
i) Controlar a saída de documentos do arquivo
j) Transferir e descartar documentos
k) Orientar e treinar usuários.

Para desenvolver estas atividades, o técnico em arquivos deve possuir alguns requisitos indispensáveis, dentre os quais :
a) Estar ao par de todas as atividades e interesses da Instituição e da sua Área de atuação;
b) Conhecer as principais regras para classificar documentos;
c) Conhecer abreviaturas importantes;
d) Possuir habilidade para ler e destacar as funções (ações) principais dos documentos;
e) Ser leal e discreto;
f) Ser metódico;
g) Possuir boa memória
INSTALAÇÕES
A instalação dos arquivos requer análise do seguintes aspectos:
Localização: acessível (se for volumoso é preferível que seja no andar térreo devido ao peso) e que tenha capacidade de expandir-se;
Iluminação: ampla, mas, difusa, isto é sem que tenha incidência direta do sol;
Arejamento: ventilação natural, constante e regulável;
Higienização: limpo, bem cuidado. Com dedetização periódica;
Disposição: (lay out): espaço livre para locomoção; fácil consulta e conservação do acervo;
Segurança: contra incêndio, roubo, infiltrações etc.
RECURSOS MATERIAIS
Mobiliário: ideal para os formatos e gêneros dos documentos produzidos que economize espaço, que permita arrumação racional dos documentos e que apresente capacidade de expansão, seguro e resistente;
Acessórios: pastas suspensas (frontais ou laterais), pastas intercaladoras, pastas A/Z ou outras. As caixas devem ser resistentes e específicas para cada tipo de arquivo, dependendo do formato/gênero dos documentos. Observar também as etiquetas e projeções para que sejam ideais.
Obs.: para os Arquivos Intermediários que são instalados em depósitos centralizados, o ideal é o uso de Caixas para o armazenamento de documentos.