Gestão de documentos aplicadas aos arquivos governamentais

A Lei de Arquivos: 8.159, de 8 de janeiro de 1991
Marco jurídico de importância para o país, viabilizando a implementação de políticas arquivísticas Cria o Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ
Reafirma princípios constitucionais no que tange à obrigação do Estado de promover a gestão de documentos e a publicização da informação governamental.

Política Nacional de Arquivos
As ações desenvolvidas pelo Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ, vinculado ao Arquivo Nacional, visam à modernização dos arquivos públicos do país, integrantes do Sistema Nacional de Arquivos – SINAR, ao definir diretrizes da Política Nacional de Arquivos por meio de seu Plenário, Câmaras Técnicas, Câmaras Setoriais, Comissões Especiais e Grupos de Trabalho.

O CONARQ tem sido responsável pela sanção presidencial e aprovação de importantes decretos e resoluções, regulando matérias arquivísticas, dentre outras, sobre microfilmagem, classificação e acesso a documentos sigilosos, seleção, avaliação e eliminação de documentos.

A Gestão de Documentos
A realidade arquivística brasileira aponta, cada vez mais, para a necessidade de sistematização dos processos de tratamento, controle, guarda e acesso aos documentos.
A despeito das tentativas empreendidas no setor público, em todos os níveis, é fato que as dificuldades para implantação de sistemas de arquivo nos órgãos públicos são inúmeras.

A gestão de documentos, vale dizer, significa o gerenciamento de todo o ciclo de vida dos documentos de arquivo, desde a sua produção, organização, tramitação e uso até a sua destinação final, assegurando, assim, a eliminação criteriosa dos documentos destituídos de valor para guarda permanente e a preservação daqueles de valor informativo, probatório ou histórico.

O Arquivo Nacional, dentre outras atividades, atua junto aos órgãos e entidades da Administração Pública Federal em todo país, assumindo a orientação, a fiscalização e o acompanhamento da política de gestão dos documentos federais.

Os atos normativos aprovados e disseminados pelo Conselho vêm preencher graves lacunas que dificultavam a adequada gestão dos arquivos da administração pública.
A legislação existente impõe obrigações aos gestores públicos e co-responsabilizam todos os órgãos e entidades do Poder Público com o trato dos acervos arquivísticos governamentais.

O Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002 co-responsabiliza os órgãos e entidades da Administração Pública Federal no processo de preservação dos documentos de valor permanente.

Evidencia a necessária organização dos arquivos correntes, nos órgãos e entidades da Administração Pública Federal, considerando a necessidade de avaliação e seleção da massa documental produzida.

Determina que todos os órgãos e entidades da Administração Pública constituam suas Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos, com a “responsabilidade de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no seu âmbito de atuação, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor.”

Define que a transferência ou recolhimento de qualquer documento ao Arquivo Nacional exigirá prévia avaliação, organização e acondicionamento, possibilitando, assim, agilizar a recuperação das informações nele contidas.

O parágrafo 2º do artigo 216 da Constituição da República Federativa do Brasil determina que “Cabem à administração pública, na forma da lei, a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem”.
A Lei nº 8.159, 8 de janeiro de 1991, regulamentadora deste princípio constitucional, identifica o Arquivo Nacional como o órgão competente, na esfera do Poder Executivo Federal, para exercer não só a gestão documental como também para acompanhar e implementar a política nacional de arquivos.
O Arquivo Nacional exerce, portanto, uma função constitucional como órgão singular na estrutura do Estado brasileiro.

O SIGA – Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo da Administração Pública Federal - Decreto nº 4.915, de 12 de dezembro de 2003 .
A criação do SIGA representa um passo importante e indispensável para se promover à necessária articulação dos arquivos federais nos moldes legais e tecnicamente corretos, garantindo o desenvolvimento integrado das atividades arquivísticas nas fases corrente, intermediária e permanente.