Idade dos Arquivos
O ciclo de vida de um arquivo é contado a partir da produção do documento e do encerramento do ato, ação ou fato que motivou a sua produção e da sua frequência de uso. Essa fase se diz na Arquivística que tem relação com a VIGÊNCIA do documento (a razão
de ser do documento).
Depois de destituído dessa vigência o documento pode ser guardado em função
da importância das informações nele contidas, para a história da administração ou
mesmo para tomadas de decisões pautadas nas ações do passado.
Então o ciclo pode ser categorizado em três fases ou arquivos:
Arquivo Corrente ou de Gestão – também conhecido como de Primeira Idade ou
Ativo.
São conjuntos de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos e que se conservam junto aos órgãos produtores em razão de sua vigência e frequência de uso. São muito usados pela administração.
Arquivo Intermediário – também conhecido como de Segunda Idade ou Semi-
Ativo. São Arquivos que aguardam em depósito de armazenamento temporário,
sua destinação final. Apresenta pequena frequência de uso pela administração.
Arquivo Permanente – também conhecido como de Terceira Idade ou Histórico.
São os conjuntos documentais custodiados em caráter definitivo, em função do
seu valor. O acesso é público.
Atenção: Por descuido e desinformação, muitas vezes o Arquivo é
considerado “morto” ou “inativo”.
Lembre-se “É importante saber estes conceitos porque os métodos de
organização em cada fase do ciclo poderá sofrer algumas diferenças, devido a
frequência de uso e mesmo pelo perfil do usuário.”
Nenhum comentário:
Postar um comentário