Conservação preventiva de documentos em arquivos

Uma política de preservação eficaz a longo prazo pressupõe uma gestão integrada de riscos. Terão de se considerar várias questões, desde a localização e construção/ou manutenção do edifício onde se encontra o Arquivo e respectivo espólio documental, até ás questões de segurança e de organização interna da Instituição.
Há que saber antecipar os problemas e identificar os principais factores de risco que podem levar à perda total ou parcial de um espólio/colecção.
Têm que se identificar e avaliar os riscos possíveis: Identificar os agentes de deterioração
Reunir dados concretos – diagnósticos actualizados. Imaginar situações, contando com imponderáveis. Ser preciso ao especificar o risco, o agente de deterioração e o possível
dano causado.Fazer relatórios sempre apoiados no registo fotográfico exaustivo, que
Inclua localização, estrutura/edifício, sala, armazenamento, acondicionamento, etc.
Fazer uma gestão correcta dos riscos implica poder antecipar e minimizar os problemas, permitindo responder a algumas perguntas:

Quando podem ocorrer situações de risco?
Percentagem de itens afectados na colecção?
Quais os itens em maior risco de deterioração?
Qual o real valor dos itens a preservar?
Quais as prioridades?

É Preciso levar em conta os seguintes aspectos:

Manutenção do Edifício
Manutenção dos telhados, janelas e portas para que protejam e assegurem a manutenção das condições ideais de preservação e segurança, permitindo a salvaguarda dos espólios.
Providenciar a sensibilização dos funcionários para a detecção e alerta de situações anómalas ao nível da manutenção do edifício.
Limpeza e vigilância na zona de depósitos e armazenamento de colecções ;
Assegurar a limpeza e inspecções regulares aos depósitos, contribuindo desta forma, não só para a higiene das zonas de armazenamento, mas também para a vigilância e controle de pragas.
Providenciar a sensibilização dos funcionários para identificar e alertar para situações de risco desta natureza.
Manuseamento das peças
Executar uma listagem das colecções, a mais completa possível, que permita também saber a localização das obras, facilitando deste modo a detecção de qualquer desaparecimento ou
arrumação incorrecta das peças.
Providenciar para a sensibilização do pessoal interveniente nestes processos, desde a limpeza regular, à inspecção ou manuseamento correcto das espécies arquivísticas, promovendo
assim a sua preservação.
Sensibilizar o cidadão usuário nas salas de leitura, dando formação aos funcionários de forma a estes poderem dar o correspondente apoio nesta área.
Implementar o armazenamento adequado e o correcto acondicionamento das espécies, contemplando as características próprias das peças o que facilitará o seu manuseamento em
segurança.
Segurança contra roubo/vandalismo
Implementar a utilização de fechaduras de alta segurança em todas as portas e janelas.
Implementação de sistemas de detecção contra roubo (sistema electrónico)
Assegurar a vigilância nas salas de leitura (vídeo vigilância ou por pessoal especializado)
Fogo
Implementação de um plano de emergência efectivo contra o fogo, catástrofes naturais ou outro tipo de ameaças.
Articulação com os serviços de Bombeiros locais não só na resposta rápida em situações de emergência, mas também no apoio técnico necessário incluindo não só a vistoria regular das
instalações, mas também formação/sensibilização sobre comportamentos e controlo de pequenos incêndios.
Colocação de detectores de fumo e sprinklers com protectores, ou em alternativa, a utilização do “mist sistem” (que debita menor quantidade de água à saída).
Ponderar alternativas à utilização de água para extinção de incêndios.
Utilizar de preferência acondicionamentos que sejam resistentes ao fogo (polipropileno)

Inundações/danos causados por água
As zonas de depósito/armazenamento de documentação devem preferencialmente ser colocadas nos pisos superiores. Evitar sempre que possível divisões por onde passem as canalizações do edifício.
A verificação e substituição de canalizações antigas devem ser habituais. O pessoal de limpeza deve ser alertado para o uso de água nas lavagens a efectuar, uma vez que a sua utilização em excesso pode ser prejudicial (aumenta a HR).
Para responder prontamente a situações de inundação deverá estar disponível um Kit de emergência preferencialmente composto por: 1 carrinho, aspirador de água, baldes e esfregonas, rolos de material absorvente, botas de borracha, luvas, aventais, lanternas, tesouras, cestos e sacos de plástico, ventiladores, desumificadores.
Todos os funcionários devem estar preparados para agir nesta eventualidade, efectuando-se a sensibilização dos técnicos que se encontram a trabalhar em zonas com documentação.
Existência de alarmes para detecção da subida do nível da água. Utilizar de preferência acondicionamentos que sejam resistentes à água (polipropileno).
A presença de água e a humidade relativa associadas são uma fonte de degradação muitas vezes presente. A HR é um agente rápido e agressivo, propiciando o aparecimento de fungos e alterações químicas nos materiais arquivísticos. Ao contrário de outros riscos como o fogo, inundações ou surtos de pragas, o facto é que a humidade está muitas vezes presente e é
demasiadamente tolerada, entre outras, na forma de pequenas infiltrações que produzem uma HR elevada nos edifícios.
Desastres Naturais
Utilização de sistemas de ancoragem que sustentem a estantaria em caso de ocorrência de sismo. Controle integrado de pragas e/ou infecções
Quando se fala de pragas, sejam elas de insectos, pássaros ou outros animais, e infecções por fungos ou bactérias, há que ter em consideração o elevado grau de degradação que provocam nos materiais de arquivo.
Uma gestão integrada de pragas pressupõe evitar a criação de “fontes e atrativos” para este tipo de problemas ou seja, cuidadosamente estudar a localização do arquivo.
Evitar ter por perto jardins, uma vez que estes são o habitat natural de muitas das referidas pragas.
Evitar proporcionar as condições ideais para a propagação das referidas pragas, eliminando a presença de lixo, nomeadamente de resíduos alimentares;
Evitar luzes exteriores que atraiam insectos.
No perímetro exterior contratar empresas especializadas em controle de pestes e que também identifiquem as espécies existentes.
A nível interno bloquear, tornar estanques portas e janelas, impedindo a entrada de insectos, água, poluição e outros factores de risco.
Utilizar de preferência acondicionamentos o mais estanques possível, executados com materiais não consumíveis por insectos ou roedores (polipropileno).
Colocar armadilhas em zonas estratégicas e inspeciona-las uma vez por mês, efetuando o estudo dos insectos encontrados para identificação e atuação.
Implementar um programa de desinfestação recorrendo ao uso de gases inertes, em câmaras próprias ou através da execução de “bolhas”.
A opção pelo método do Cold Storage, implica a manutenção de valores próximos dos 10/12ºC para os depósitos, reduzindo drasticamente a degradação das espécies arquivísticas e ajudando
no combate à propagação das pragas.
Controle ambiental
Conseguir atingir valores ideais de temperatura e humidade relativa num edifício ou em parte dele, pode depender de um sistema de ar condicionado bem calibrado, ou do próprio clima local, pode ainda beneficiar da ausência de infiltrações ou da existência de uma ventilação adequada.
Relativamente à temperatura, os valores não devem ser demasiado elevados, sob pena de aumentarem a possibilidade de deterioração química dos materiais presentes.
No que diz respeito à humidade relativa será de realçar que os valores elevados e as oscilações da HR são ainda mais prejudiciais do que as variações verificadas na temperatura e estão
directamente relacionadas com o aparecimento de fungos.
Devemos pois alertar para o perigo que representam as flutuações nos valores da temperatura e da HR, que são susceptíveis de provocar reações químicas, aumentando a deterioração das
obras.
Devemos também salientar a necessidade de obtenção de baixas temperaturas e valores de humidade relativa controlados, uma vez que se sabe que duplica a longevidade dos bens arquivísticos por cada 5º C de temperatura mais baixa que se obtiver.

Luz/Foto degradação
Os efeitos das radiações ultravioletas e da luz (radiações visíveis), em materiais de arquivo, provocam a desintegração dos polímeros de celulose, desvanecimento de tintas e pigmentos, escurecimento ou amarelecimento dos suportes. A foto degradação tem efeitos cumulativos, verifica-se assim a necessidade de “proteger” os bens arquivísticos, utilizando
acondicionamentos protectores, filtros U.V. em janelas, lâmpadas ou vitrinas.
Para materiais hipersensíveis à luz, o uso de filtros não é suficiente, devendo nesses casos providenciar-se um acondicionamento que os proteja deste factor de degradação e
efectuar uma vigilância constante, devendo ainda em caso de solicitação dos mesmos para exposição ou consulta/acesso ser muito ponderada a sua disponibilização ao público.
Atenção com a iluminação de depósitos, locais de trabalho, incluindo Sala de Leitura, de forma a reduzir a intensidade, o tempo de exposição e a proximidade das fontes de luz.
Poluição/contaminantes
É fundamental providenciar a protecção das espécies arquivísticas contra os efeitos nocivos da poluição urbana, bem como dos contaminantes provenientes dos materiais comumente utilizados no dia-a-dia.
Proteger todos os itens da ação de deterioração produzida pela poluição urbana e também pela poeira, através da utilização de acondicionamentos protectores.
Providenciar a limpeza regular das salas e depósitos, tendo sempre em atenção a utilização de produtos que não contenham aditivos nocivos aos materiais arquivísticos presentes, nomeadamente amoniacais e cloros.
Implementação do uso de materiais estáveis, que contribuam para a preservação das obras em todas as circunstâncias, nomeadamente os utilizados nos depósitos, em exposições temporárias ou na embalagem de obras para transporte.

Tipologia Documental

Em se tratando da tipologia documental dos arquivos empresariais, é possível afirmar que não existem normas para o estabelecimento de tipos de documentos de empresas. A partir da análise do trabalho de Pazin (2005) pode-se apresentar os seguintes tipos:
Documentos de constituição :
são os que dão origem a qualquer instituição e permitem sua existência enquanto organismo social como, Contrato Social: acordo entre duas ou mais pessoas que transferem entre si algum direito ou se sujeitam a alguma obrigação;
Estatuto: lei orgânica que expressa formalmente os princípios que regem a organização;
Regimento: conjunto de normas que regem o funcionamento de uma instituição.
Documentos de direção :
são os documentos produzidos normalmente pela alta direção, que apresentam a definição de rumos e a trajetória da instituição, tendo como objetivo o seu crescimento e desenvolvimento:
Planejamento estratégico: é o processo que leva ao estabelecimento de um conjunto coordenado de ações, visando à consecução de determinados objetivos;
Organograma: representação gráfica de uma organização ou de um serviço, indicando os arranjos e as inter-relações de suas unidades constitutivas;
Políticas e normas: é atribuição da direção das instituições o estabelecimento de políticas que regulamentem sua atuação e funcionamento;
Relatório anual: exposição das atividades de uma administração ou de uma sociedade. Contribui para a formação de uma imagem positiva da empresa;
Relatórios gerenciais: são documentos não-oficiais, produzidos e utilizados por cada instituição de acordo com suas características de trabalho e com o sistema de gestão adotado.
Documentos de reunião:
são documentos que apresentam os encaminhamentos e resultados de deliberações para tomada de decisão:
Edital de convocação: aviso público a mando de autoridade competente em órgão de imprensa;
Ata: registro resumido das ocorrências de uma reunião, assembléia ou sessão;
Resoluções: são atos emanados de órgão colegiado, registrando decisões ou ordens no âmbito de sua área de atuação.
Documentos de gestão de recursos humanos. Pode ser divido em três atividades:
Área de administração de pessoal;
Área de saúde e segurança do trabalho;
Área de treinamento e desenvolvimento de pessoas.
Documentos de comunicação e marketing: conjunto de meios e procedimentos utilizados pela instituição em sua interação com público.
Comunicação e circulares;
Boletim interno ou jornal interno;
Dossiê de eventos;
Manual de utilização de marca;
Folder;
Clipping.

PAZIN, Márcia. Arquivos de empresas: tipologia documental. São Paulo: Associação de arquivistas de São Paulo, 2005.

CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO- Código Conarq

O código de classificação de documentos de arquivo é um instrumento de
trabalho utilizado para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por um órgão no exercício de suas funções e atividades. A classificação por assuntos é utilizada com o objetivo de agrupar os documentos sob um mesmo tema, como forma de agilizar sua
recuperação e facilitar as tarefas arquivísticas relacionadas com a avaliação, seleção, eliminação, transferência, recolhimento e acesso a esses documentos, uma vez que o trabalho arquivístico é realizado com base no conteúdo do documento, o qual reflete a atividade que o gerou e determina o uso da informação nele contida. A classificação define,
portanto, a organização física dos documentos arquivados, constituindo-se em referencial básico para sua recuperação.
No código de classificação, as funções, atividades, espécies e tipos documentais genericamente denominados assuntos, encontram-se hierarquicamente distribuídos de acordo com as funções e atividades desempenhadas pelo órgão. Em outras palavras, os assuntos recebem códigos numéricos, os quais refletem a hierarquia funcional do órgão,
definida através de classes, subclasses, grupos e subgrupos, partindo-se sempre do geral para o particular.
Para este instrumento adotou-se o modelo de código de classificação decimal.
Como o próprio nome indica, o sistema decimal de classificação por assuntos constitui-se num código numérico dividido em dez classes e estas, por sua vez, em dez subclasses e assim sucessivamente. As dez classes principais são representadas por um número inteiro,
composto de três algarismos, como se segue:
Classe 000;Classe 100;Classe 200; Classe 300; Classe 400;Classe 500;Classe 600; Classe 700; Classe 800;Classe 900.
As classes principais correspondem às grandes funções desempenhadas pelo órgão. Elas são divididas em subclasses e estas, por sua vez, em grupos e subgrupos, os quais recebem códigos numéricos, seguindo-se o método decimal. Desta forma, tomando-se como exemplo a classe 000, tem-se:
CLASSE
000 ADMINISTRAÇÃO GERAL
SUBCLASSE
010
ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO
GRUPO
012
COMUNICAÇÃO SOCIAL
SUBGRUPOS
012.1
RELAÇÕES COM A IMPRENSA
012.11
CREDENCIAMENTO DE JORNALISTAS
Note-se que os códigos numéricos refletem a subordinação dos subgrupos ao grupo, do grupo à subclasse e desta, à classe. Esta subordinação é representada por margens, as quais espelham a hierarquia dos assuntos tratados.
O Código de classificação de documentos de arquivo para a administração pública: atividades-meio, possui duas classes comuns a todos os seus órgãos: a classe 000, referente aos assuntos de ADMINISTRAÇÃO GERAL e a classe 900, correspondente a
ASSUNTOS DIVERSOS.
As demais classes (100 a 800) destinam-se aos assuntos relativos às atividades- fim do órgão. Estas classes não são comuns, cabendo aos respectivos órgãos sua elaboração, seguindo orientações da instituição arquivística na sua esfera específica de competência.
Compõe ainda este código o índice, instrumento auxiliar à classificação, no qual os assuntos são ordenados alfabeticamente e remetidos ao código numérico correspondente.

Classificação de Documentos - Conarq

A classificação é uma das atividades do processo de gestão de documentos arquivísticos, o qual inclui procedimentos e rotinas específicas que possibilitam maior eficiência e agilidade no gerenciamento e controle das informações.
A classificação deve ser realizada por servidores treinados, de acordo com as seguintes operações.
a) ESTUDO: consiste na leitura de cada documento, a fim de verificar sob que assunto deverá ser classificado e quais as referências cruzadas que lhe corresponderão. A referência cruzada é um mecanismo adotado quando o conteúdo do documento se refere a dois ou mais assuntos.
b) CODIFICAÇÃO: consiste na atribuição do código correspondente ao assunto de que trata o documento.

ROTINAS CORRESPONDENTES ÀS OPERAÇÕES DE CLASSIFICAÇÃO 1. Receber o documento para classificação;
2. Ler o documento, identificando o assunto principal e o(s) secundário(s) de acordo com seu conteúdo;
3. Localizar o(s) assunto(s) no Código de classificação de documentos de arquivo, utilizando o índice, quando necessário;
4. Anotar o código na primeira folha do documento;
5. Preencher a(s) folha(s) de referência para os assuntos secundários.
OBS: Quando o documento possuir anexo(s), este(s) deverá(ão) receber a anotação do(s) código(s) correspondente(s).

PROCEDIMENTOS GERAIS PARA UTILIZAÇÃO DOS SERVIÇOS DE PROTOCOLO

RECEBIMENTO, REGISTRO E DISTRIBUIÇÃO DE DOCUMENTOS
Ao receber a correspondência e proceder à abertura do envelope, a pessoa responsável pelo serviço de protocolo deverá observar:

Se está assinado pelo próprio remetente, por seu representante legal ou procurador, caso em que deverá ser anexado o instrumento de procuração;

Se está acompanhado dos respectivos anexos, se for o caso;

Se contém o comprovante de recebimento, e providenciar a respectiva devolução;

Se a correspondência será autuada ou não;

Toda correspondência oficial deve conter, para sua identificação , a espécie do documento e o órgão emissor, seguido da sigla da unidade, do número de ordem, destinatário, assunto e da data da emissão.
A correspondência oficial expedida é encaminhada por intermédio do protocolo central do órgão ou entidade, por meio dos serviços da empresa de correios, ou utilizando-se de meios próprios para efetuar a entrega.
A correspondência oficial interna é encaminhada por intermédio do protocolo setorial;
Toda correspondência oficial deve ser acondicionada em envelope, contendo, no canto superior esquerdo, o nome, cargo, endereço do destinatário, a espécie e número da correspondência, bem como nome e endereço do remetente, a fim de, em caso de devolução, a empresa de correios poder localizar

Ressalta-se que o documento oficial faz referência ao cargo do destinatário e não à pessoa que o ocupa; portanto, quando um documento oficial é encaminhado para um destinatário que não ocupa mais um determinado cargo, deverá ser aberto, para as providências cabíveis.

A correspondência particular não é expedida pelas unidades de protocolo central ou setorial do órgão ou entidade. A correspondência de caráter particular recebida pelas unidades de protocolo central ou setorial deverá ser encaminhada diretamente ao destinatário.

O protocolo central receberá a correspondência e verificará se o destinatário ou a unidade pertencem ou não ao órgão ou entidade; em caso negativo, devolverá a correspondência ao remetente, apondo o carimbo, e identificando o motivo da devolução.


PROCEDIMENTOS COM RELAÇÃO A PROCESSOS

A autuação, também chamada formação de processo, obedece em geral a seguinte rotina:
Prende-se a capa, juntamente com toda a documentação, com colchetes, obedecendo a ordem cronológica do mais antigo para o mais recente, isto é, os mais antigos serão os primeiros do conjunto;

Coloca-se na capa do processo, a etiqueta com o respectivo número de protocolo;

Coloca-se, na primeira folha do processo, outra etiqueta com o mesmo número de protocolo;

Numera-se as folhas, põe o respectivo carimbo (órgão, número da folha e rubrica do servidor que estiver numerando o processo);

Lê-se o documento, a fim de extrair o assunto, de forma sucinta, clara e objetiva;

Coloca-se, na capa, a identificação da unidade para a qual o processo será encaminhado;

Registrar-se em sistema próprio do órgão , identificando as principais características do documento, a fim de permitir sua recuperação. Ex.: espécie, nº, data, procedência, interessado, assunto e outras informações julgadas importantes, respeitando as peculiaridades de cada órgão ou entidade;

Confere-se o registro e a numeração das folhas;

Encaminha-se, fisicamente, o processo autuado e registrado para a unidade específica correspondente, do órgão ou entidade;

O envelope no qual veio a correspondência não será peça do processo, deve ser descartado, mas, antes, anota-se as informações necessárias, referentes ao endereço do remetente.

A autuação de documentos classificados como “SECRETO”, “CONFIDENCIAL” ou “RESERVADO” em geral é processada por servidor com competência para tal, da mesma forma que os demais documentos, devendo, no entanto, as unidades de protocolo central ou setorial, após a autuação, lacrarem o envelope do processo, apondo o número do processo, o órgão de destino e o carimbo correspondente ao grau de sigilo.
As mensagens e documentos resultantes de transmissão via fax não se constituem peças de processo.
Não se autua documentos que não devem sofrer tramitação, tais como convites para festividades, comunicação de posse, remessa para publicação, pedido de cópia de processo, desarquivamento de processo e outros que, por sua natureza, não devam constituir processo.

A prioridade na autuação e movimentação de processos deve contemplar documentos caracterizados como urgentes.

O processo deve ser autuado, preferencialmente, por um documento original; no entanto, pode ser autuado utilizando-se uma cópia de documento, considerando-se que o servidor tem fé pública para autenticar documentos e fazer reconhecimento de firmas.

NUMERAÇÃO DE FOLHAS E DE PEÇAS
As folhas dos processos serão numeradas em ordem crescente, sem rasuras, devendo ser utilizado carimbo próprio para colocação do número, aposto no canto superior direito da página, recebendo, a primeira folha, o número 1.
O documento não encadernado receberá numeração em seqüência cronológica e individual para cada peça que o constituir.

Nenhum processo poderá ter duas peças com a mesma numeração.]

Nos casos em que a peça do processo estiver em tamanho reduzido, cola-se em folha de papel branco, apondo-se o carimbo da numeração de peças de tal forma que o canto superior direito do documento seja atingido pelo referido carimbo.
Qualquer solicitação ou informação inerente ao processo faz-se por intermédio de despacho no próprio documento ou, caso seja possível, em folha de despacho, a ser incluída ao final do processo, utilizando-se tantas folhas quanto necessário.

Utiliza-se somente a frente da folha de despacho, não permitido-se a inclusão de novas folhas até seu total aproveitamento.

No caso de inserção de novos documentos no processo, inutiliza-se o espaço em branco da última folha de despacho, apondo o carimbo “Em branco”.
Quando, por falha ou omissão, for constatada a necessidade da correção de numeração de qualquer folha dos autos, inutiliza-se a anterior, apondo um “X” sobre o carimbo a inutilizar, renumerando as folhas seguintes, sem rasuras, certificando-se da ocorrência.

JUNTADA POR ANEXAÇÃO

A juntada por anexação é feita quando há dependência entre os processos a serem anexados.
A dependência será caracterizada quando for possível definir um processo como principal e um ou mais como acessórios.
Na juntada por anexação, as peças do conjunto processado são renumeradas a partir do processo acessório.
Se, na juntada por anexação, o processo acessório contiver “TERMO DE RETIRADA DE PEÇA”, na renumeração do conjunto processado, permanecerá vago o lugar correspondente à peça desentranhada, devendo, no entanto, esta providência ser consignada expressamente no “TERMO DE RESSALVA” a ser lavrado imediatamente após o “TERMO DE JUNTADA”.

Coloca-se em primeiro lugar a capa e o conteúdo do processo principal;

Retira-se a capa do processo acessório, sobrepondo-a à capa do processo principal e mantem-se os processos sobre as duas capas, formando um único conjunto;

Renumera-se e rubrica-se as peças do processo acessório, obedecendo a numeração já existente no principal;

Lavra-se o “TERMO DE JUNTADA POR ANEXAÇÃO’ na última folha do processo mais antigo;

Anota-se, na capa do processo principal, o número do processo acessório que foi juntado;

Registra-se, em sistema próprio, a juntada.

JUNTADA POR APENSAÇÃO
Observa-se, na juntada por apensação, a seguinte metodologia:
mantem-se superposto um processo ao outro, presos por colchetes ou barbante, conforme o número de páginas, ficando em segundo lugar o processo que contenha o pedido de juntada;

mantem-se as folhas de cada processo com sua numeração original;

lavra-se o ‘TERMO DE JUNTADA POR APENSAÇÃO’ na última folha do processo mais antigo, o qual, no ato da apensação, ficará em primeiro lugar;

anota-se na capa do processo que ficar em primeiro lugar o número do processo apensado;

Registra-se, em sistema próprio, a juntada por apensação.

DESAPENSAÇÃO
Após a decisão final, os processos poderão ser desapensados no protocolo setorial da unidade onde se encontrarem. A desapensação ocorre antes do arquivamento.
A metodologia para a desapensação é:

separa-se os processos;

lavra-se o “TERMO DE DESAPENSAÇÃO’ no processo que solicitou a juntada;

torna-se sem efeito a anotação da capa do processo feita à época da apensação;

Coloca o despacho de encaminhamento em cada processo a ser desapensado;

Registra-se em sistema próprio, a desapensação.

DESENTRANHAMENTO DE PEÇAS
A retirada de folhas ou peças ocorrerá onde se encontrar o processo, mediante despacho prévio da autoridade competente.
Sempre que houver retirada de folhas ou peças, lavra-se, após o último despacho, o “TERMO DE DESENTRANHAMENTO”.
Quando a retirada de folhas ou peças for a pedido de terceiros, usa-se o carimbo de desentranhamento de peça, onde consta o recibo da parte interessada.
O processo que tiver folha ou peça retirada conservará a numeração original de suas folhas ou peças, permanecendo vago o número de folha(s) correspondente(s) ao desentranhamento, apondo-se o carimbo de desentranhamento.
É vedada a retirada da folha ou peça inicial do processo.
DESMEMBRAMENTO DE PEÇAS
A separação de parte da documentação de um processo, para formar outro, ocorrerá mediante despacho da autoridade competente, utilizando-se o “TERMO DE DESMEMBRAMENTO”, conforme segue::
Retira-se os documentos que constituirão outro processo;

Coloca-se o “TERMO DE DESMEMBRAMENTO” no local onde foram retirado os documentos;

Procede-se à autuação dos documentos retirados, renumerando suas páginas.

DILIGÊNCIA
Quando o processo envolver pessoas ou instituições estranhas à Administração Pública Municipal, Estadual e Federal, o protocolo geral é encarregado de convocar o interessado afim de cumprir a exigência.

A convocação do interessado para cumprir diligência não pertencente à Administração Pública Municipal, Estadual e Federal será feita através de correspondência expedida pelo setor de comunicação do órgão ou entidade que a solicitar.

Vencido o prazo, sem o cumprimento da exigência, o órgão responsável anexará ao processo cópia da convocação expedida e o remeterá à instituição que determinou a diligência.
TERMO DE REMESSA DE PROCESSO
Deverá ser aposta na última folha informando a quantidade final de folhas, com o objetivo de prevenir eventual retirada ou inclusão de peças processuais.
ENCERRAMENTO DO PROCESSO E ABERTURA DE VOLUME SUBSEQÜÊNTE
O encerramento dos processos dá-se:

Por indeferimento do pleito;

Pelo atendimento da solicitação e cumprimento dos compromissos arbitrados ou dela decorrentes;

Pela expressa desistência do interessado;

Quando seu desenvolvimento for interrompido por período superior a um ano, por omissão da parte interessada.

TERMO DE ARQUIVAMENTO OU DESARQUIVAMENTO
O despacho que determina o arquivamento de processos dever ser motivado e contem a expressão “ARQUIVE-SE”.
RECONSTITUIÇÃO DE PROCESSOS
Havendo desaparecimento ou extravio de processo, o servidor que primeiro tomar conhecimento do fato comunicará, deve comunicar a o ocorrido.
A autoridade administrativa que tiver ciência do fato promove sua apuração imediata, mediante sindicância ou processo administrativo disciplinar.
Independentemente das ações adotadas anteriormente, o servidor responsável pela reconstituição do processo observa o seguinte procedimento:
Ordena a documentação que caracteriza a busca de localização do processo dentro de uma capa, juntamente com o documento, pelo qual foi dado conhecimento à chefia, do desaparecimento ou extravio do processo;

Faz representação ao chefe da unidade a que estiver jurisdicionado, a quem compete autorizar a reconstituição do processo;

Reconstitui o processo, resgatando as suas informações e obtendo cópias de documentos que o constituíam;

Informa na folha inicial que aquele processo está sendo reconstituído, constando o número do processo, procedência, interessado e assunto e outras informações julgadas necessárias;

Atribui nova numeração ao processo reconstituído;

Registra, no sistema próprio, a ocorrência, citando o número do processo extraviado e o atual.

Protocolo - Conceitos básicos.

Portaria nº 592/GAB, DE 30 DE MAIO DE 2008
O trabalho de arquivo e protocolo tem sistemáticas próprias e termos específicos que designam atos ou tarefas. Por isso, é importante que todos os servidores tenham conhecimento dos conceitos e dos trâmites de processos, correspondências e documentos.
Sobre Processos
Anexar: união definitiva a um processo.
Apensar: união temporária a um processo, mediante determinação de uma autoridade competente.
Assunto: descrição sumária do assunto a ser objeto de decisões e providências por meio da
tramitação do processo ou expediente.
Atividade: ação, encargo ou serviço decorrente do exercício de uma função, que pode ser
identificada como atividade-meio ou atividade-fim.
Atividade-fim: ação, encargo ou serviço de um órgão para atribuições específicas que resulta na produção e acumulação de documentos de caráter substantivo e essencial para o seu funcionamento.
Atividade-meio: ação, encargo ou serviço de um órgão para atribuições específicas que resulta na produção e acumulação de documentos de caráter instrumental e acessório.
Autuar/formação de processo: ato de reunir em uma só pasta, para trâmite generalizado, a coleção inicial de documentos e registros de atos e fatos de natureza administrativo-jurídica relacionados ao mesmo assunto. Deverão ser observados os documentos cujo conteúdo esteja relacionado a ações e operações contábil-financeiras, ou requeira análises, informações, despachos e decisões de diversas unidades organizacionais de uma instituição.
Avaliação de documentos: identifica valores dos documentos para definição de seus prazos de guarda e de sua destinação.
Capa: emitida pelo SIGA quando da abertura de um novo número, é um invólucro utilizado para
proteger o conjunto de folhas que compõem um processo e, também, utilizada para formalizar
juntada de documentos.
Cartão de protocolo: papel encorpado (tipo papel cartão) para registro dos seguintes dados: nome do solicitante, data do protocolo, local para fixar a etiqueta, resumo do assunto, e rubrica do protocolista.
Correspondência: a CDA é responsável pelo encaminhamento das correspondências aos Correios, bem como pelo recebimento, guarda, triagem e distribuição interna.
Desapensação - é a separação física de processos apensados por já terem se encerrado as ações
pelas quais foram apensados.
Despacho: ordem de autoridade administrativa em caso que lhe é submetida à apreciação. O
despacho pode ser favorável ou desfavorável à pretensão solicitada pelo administrador, servidor
público.
Distribuição: remessa do processo às Diretorias, Gerências e/ou Coordenadorias para decisão sobre o assunto.
Documento: toda informação registrada em um suporte material suscetível de ser utilizado para consulta, estudo, prova e pesquisa. São fontes: livros, revistas, jornais, manuscrito, fotografia, selo, medalha, filme, disco e fita magnética etc.
Documento de arquivo: produzido e/ou recebido por uma pessoa física, jurídica ou privada, no exercício de suas atividades, constitui elemento de prova ou de informação. Forma um conjunto orgânico, refletindo as atividades a que se vincula, expressando os atos de seus produtores no exercício de suas funções. Assim, a razão de sua origem ou a função pela qual é produzido determina a sua condição de arquivo, natureza do suporte ou formato.
Documentos públicos: documentos de qualquer suporte ou formato, produzidos e/ou recebidos por um órgão governamental na condução de suas atividades. Também são aqueles produzidos e/ou recebidos por instituições de caráter público e por entidades privadas responsáveis pela execução de serviços públicos. De acordo com seus diversos elementos, formas e conteúdos, os documentos podem ser caracterizados segundo o gênero e a espécie.
Gênero: define a representação nos diferentes suportes, como textuais, cartográficos, iconográficos, filmográficos, sonoros, micro gráficos, informáticos.
Espécie: define a razão da natureza dos atos que lhes deram origem quanto à forma de registro de fatos.
Tomando por base os atos administrativos mais comuns em nossas estruturas de governo, temos:
a) Atos Normativos: são as regras e normas expedidas por autoridades administrativas.
b) Atos Enunciativos: são os opinativos que esclarecem os assuntos, visando a fundamentar
uma solução.
c) Atos de Assentamento: são os configurados por registros, consubstanciado assentamento
sobre fatos ou ocorrências.
d) Atos Comprobatórios: são os que comprovam assentamentos, decisões etc.
e) Atos de Ajuste: são representados por acordos em que a administração pública é parte.
f) Atos de Correspondência: objetivam a execução dos atos normativos em sentido amplo,
como aviso, ofício, carta, memorando, mensagem, edital, intimação, exposição de motivos,
notificação, telegrama, telex, telefax, alvará, circular.
Folha de despacho/informação: onde se fazem despachos, informações, pareceres, que é
incorporada ao processo para dar prosseguimento.
Interessado/solicitante/procedência: pessoa física ou instituição, unidade administrativa ou acadêmica expectante da decisão acerca do assunto que originou o processo.
Juntada: união de um processo a outro, ou de um documento a um processo. Realiza-se por
anexação ou apensação.
Juntada por anexação: união definitiva e irreversível de um ou mais processo(s)/documento(s) a outro processo (considerado principal) de mesmo interessado e assunto.
Juntada por apensação: união provisória de um ou mais processos a um mais antigo, destinada ao estudo e à uniformidade de tratamento em matérias semelhantes. Ex.: um processo de solicitação de aposentadoria de servidor público federal, apensado ao outro referente à solicitação de revisão de percepção para subsidiá-lo, caracterizando a apensação do processo acessório ao processo principal.
Livro de encaminhamento: registra para onde se enviará ou remeterá o processo. Os campos em branco deverão ser preenchidos pelo protocolista, devendo constar do recebimento a data, assunto, interessado, número do processo e sigla do setor de destino.
Livro de entrega de postagens: onde se registra todo material a ser enviado aos Correios.
Livro de envio de documentação para malote: livro onde se registra todo material a ser enviado às Unidades.
Livro de distribuição de número dos atos de correspondência da Unidade: onde se gera e controla os atos de correspondência (ofícios, editais, contratos, convênios)
Numeração de peças: é a numeração atribuída às partes integrantes do processo.
Numeração única de processo: identifica ou caracteriza um processo, conforme Portaria nº. 3, de 16.05.2003, da Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação do Ministério do Planejamento, e atribui valor perante a Administração Pública Federal. É formada por 15 dígitos, devendo ser acrescido de mais dois dígitos de verificação (DV), resultando em 17 dígitos, conforme a seguinte descrição:
I - o primeiro grupo é constituído de cinco dígitos, referentes ao código numérico atribuído a
cada unidade protocolizadora que identifica o órgão de origem do processo, mantendo-se
inalterado, de acordo com as faixas numéricas determinadas no art. 3º;
23000 a 23999 - MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO
23059.000000 - CEFET-SP
II - o segundo grupo é constituído de seis dígitos, separados do primeiro por um ponto e
determina o registro seqüencial dos processos autuados, devendo número ser reiniciado a cada ano;
III - o terceiro grupo, constituído de quatro dígitos, separado do segundo grupo por uma
barra, indica o ano de formação do processo;
IV - o quarto grupo, constituído de dois dígitos, separado do terceiro grupo por hífen, indica
os Dígitos Verificadores (DV), utilizados pelos órgãos que façam uso de rotinas automatizadas.
Página do processo: é cada uma das faces de uma folha de papel do processo.
Peça do processo: o documento que, sob diversas formas, integra o processo. Ex: folha, folha de
talão de cheque, passagem aérea, brochura, termo de convênio, contrato, fita de vídeo, nota fiscal, entre outros.
Procedência - instituição que originou o documento.
Processo: é um conjunto de documentos que implica responsabilidade técnica, financeira ou
administrativa, necessário ao esclarecimento de um mesmo assunto, originado por um documento que, durante a sua tramitação, vai sendo instruído por despachos ou por anexações de outros documentos, com a finalidade de análise, informações e decisões.
Protocolo central: unidade junto ao órgão ou entidade encarregada dos procedimentos com relação às rotinas de recebimento e expedição de documentos e de correspondências.
Protocolo setorial ou registro: reprodução dos dados do documento feita em sistema próprio, destinada a controlar a movimentação da correspondência e do processo e fornecer dados de suas características fundamentais aos interessados.
Termo de abertura de volume de processo: nota utilizada para informar a abertura de um volume de processo.
Termo de apensamento: nota utilizada para indicar o que se apensou ao processo/expediente
principal.
Termo de desapensação: registra a separação física de dois ou mais processos apensados. Pode ser por intermédio de carimbo específico.
Termo de encerramento: registra o encerramento do processo. Pode ser por intermédio de
carimbo específico.
Termo de encerramento de volume de processo: registra o encerramento de um volume de processo.
Termo de juntada de folha ou peça: registra a juntada de folha(s) ou peça(s) ao processo pode ser por meio de carimbo específico.
Termo de reabertura de processo: informa a reabertura de um processo.
Termo de ressalva: informa que uma peça foi retirada do processo quando do ato da anexação, isto é, ao proceder a anexação foi constatada a ausência de uma peça. Pode ser por meio de carimbo específico.
Termo de retirada de folha ou peça: registra a retirada de folha(s) ou peça(s) do processo. Pode ser por meio de carimbo específico.
Tramitação: movimentação do processo de uma unidade a outra, interna ou externa, por meio de sistema próprio.
Unidade protocolizadora: encarregada de dar suporte às atividades de recebimento e expedição de documentos no âmbito da Unidade a qual se pertence.
Romaneio: máscara de identificação que vai anexada aos envelopes contendo a documentação a ser enviados às Unidades. Possui a mesma característica do AR (Aviso de Recebimento) dos Correios.
Suporte: material sobre o qual as informações são registradas (disco, disco magnético, disco ótico, filme, fita magnética, papel, papiro, pergaminho, vídeo disco e outros).
Trâmite: seqüência de diligência e ações prescritas para o andamento de documentos de natureza administrativa até seu julgamento ou solução.
Unidade de procedência: local de origem do documento.
Volume: abertura de nova pasta para processo/expediente quando a anterior atingir em média 300 folhas.

Gestão de documentos aplicadas aos arquivos governamentais- SIGA

O SIGA (Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo da Administração Pública Federal ) tem por finalidade:
Garantir ao cidadão e aos órgãos e entidades da Administração Pública Federal, de forma ágil e segura, o acesso aos documentos de arquivo e às informações neles contidas, resguardados os aspectos de sigilo e as restrições administrativas ou legais;
Integrar e coordenar as atividades de gestão de documentos de arquivo desenvolvidas pelos órgãos setoriais e seccionais que integram o SIGA;
Disseminar normas relativas à gestão de documentos de arquivo;
Racionalizar a produção da documentação arquivística pública;
Racionalizar e reduzir os custos operacionais e de armazenagem da documentação arquivística pública;
Preservar o patrimônio documental arquivístico da Administração Pública Federal;
articular-se com os demais sistemas que atuam direta ou indiretamente na gestão da informação pública federal.

Integram o SIGA:
I- como órgão central: o Arquivo Nacional;
II- como órgãos setoriais: as unidades responsáveis pela coordenação das atividades de gestão de documentos de arquivo nos Ministérios e órgãos equivalentes;
III- como órgãos seccionais: as unidades vinculadas aos Ministérios e órgãos equivalentes.

Compete ao órgão central do SIGA:
I- acompanhar e orientar, junto aos órgãos setoriais do SIGA, a aplicação das normas relacionadas à gestão de documentos de arquivos aprovadas pelo Chefe da Casa Civil da Presidência da República;
II- orientar a implementação, coordenação e controle das atividades e rotinas de trabalho relacionadas à gestão de documentos nos órgãos setoriais;
III- promover a disseminação de normas técnicas e informações de interesse para o aperfeiçoamento do sistema junto aos órgãos setoriais do SIGA;
IV- promover e manter intercâmbio de cooperação técnica com instituições e sistemas afins, nacionais e internacionais;
V- estimular e promover a capacitação, o aperfeiçoamento, o treinamento e a reciclagem dos servidores que atuam na área de gestão de documentos de arquivo.

Compete aos órgãos setoriais do SIGA:
I- implantar, coordenar e controlar as atividades de gestão de documentos de arquivo, em seu âmbito de atuação e de seus seccionais, em conformidade com as normas aprovadas pelo Chefe da Casa Civil da Presidência da República;
II- implementar e acompanhar rotinas de trabalho desenvolvidas, no seu âmbito de atuação e de seus seccionais, visando à padronização dos procedimentos técnicos relativos às atividades de produção, classificação, registro, tramitação, arquivamento, preservação, empréstimo, consulta, expedição, avaliação, transferência e recolhimento ou eliminação de documentos de arquivo e ao acesso aos mesmos e às informações neles contidas;
III- coordenar a elaboração de código de classificação de documentos de arquivo, com base nas funções e atividades desempenhadas pelo órgão ou entidade, e acompanhar a sua aplicação no seu âmbito de atuação e de seus seccionais;
IV- coordenar a aplicação do código de classificação e da tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos as atividades-meio, instituída para a Administração Pública Federal, no seu âmbito de atuação e de seus seccionais;
V- elaborar, por intermédio da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, e aplicar, após aprovação do Arquivo Nacional, a tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos às atividades-fim;
VI- promover e manter intercâmbio de cooperação técnica com instituições e sistemas afins, nacionais e internacionais;
VII- proporcionar aos servidores que atuam na área de gestão de documentos de arquivo a capacitação, o aperfeiçoamento, o treinamento e a reciclagem garantindo constante atualização.

Comissão de Coordenação do SIGA: competências
I- assessorar o órgão central no cumprimento de suas atribuições;
II- propor políticas, diretrizes e normas relativas à gestão de documentos de arquivo, a serem implantadas nos órgãos e entidades da Administração Pública Federal, após aprovação do Chefe da Casa Civil da Presidência da República;
III- propor aos órgãos integrantes do Sistema as alterações e/ou adaptações necessárias ao aperfeiçoamento dos mecanismos de gestão de documentos de arquivo;
IV- avaliar os resultados da aplicação das normas e propor os ajustamentos que se fizerem necessários, visando à modernização e ao aprimoramento do Sistema.

Comissão de Coordenação do SIGA: composição
I- o Diretor-Geral do Arquivo Nacional, que a presidirá;
II- um representante do órgão central, responsável pela coordenação do Sistema, designado pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional;
III- um representante do Sistema de Administração dos Recursos de Informação e Informática – SISP, indicado pelo Ministro do Planejamento, Orçamento e Gestão;
IV um representante do Sistema de Serviços Gerais – SISG, indicado pelo Ministro do Planejamento, Orçamento e Gestão;
V- os coordenadores das subcomissões dos Ministérios e órgãos equivalentes.

Gestão de documentos aplicadas aos arquivos governamentais

A Lei de Arquivos: 8.159, de 8 de janeiro de 1991
Marco jurídico de importância para o país, viabilizando a implementação de políticas arquivísticas Cria o Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ
Reafirma princípios constitucionais no que tange à obrigação do Estado de promover a gestão de documentos e a publicização da informação governamental.

Política Nacional de Arquivos
As ações desenvolvidas pelo Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ, vinculado ao Arquivo Nacional, visam à modernização dos arquivos públicos do país, integrantes do Sistema Nacional de Arquivos – SINAR, ao definir diretrizes da Política Nacional de Arquivos por meio de seu Plenário, Câmaras Técnicas, Câmaras Setoriais, Comissões Especiais e Grupos de Trabalho.

O CONARQ tem sido responsável pela sanção presidencial e aprovação de importantes decretos e resoluções, regulando matérias arquivísticas, dentre outras, sobre microfilmagem, classificação e acesso a documentos sigilosos, seleção, avaliação e eliminação de documentos.

A Gestão de Documentos
A realidade arquivística brasileira aponta, cada vez mais, para a necessidade de sistematização dos processos de tratamento, controle, guarda e acesso aos documentos.
A despeito das tentativas empreendidas no setor público, em todos os níveis, é fato que as dificuldades para implantação de sistemas de arquivo nos órgãos públicos são inúmeras.

A gestão de documentos, vale dizer, significa o gerenciamento de todo o ciclo de vida dos documentos de arquivo, desde a sua produção, organização, tramitação e uso até a sua destinação final, assegurando, assim, a eliminação criteriosa dos documentos destituídos de valor para guarda permanente e a preservação daqueles de valor informativo, probatório ou histórico.

O Arquivo Nacional, dentre outras atividades, atua junto aos órgãos e entidades da Administração Pública Federal em todo país, assumindo a orientação, a fiscalização e o acompanhamento da política de gestão dos documentos federais.

Os atos normativos aprovados e disseminados pelo Conselho vêm preencher graves lacunas que dificultavam a adequada gestão dos arquivos da administração pública.
A legislação existente impõe obrigações aos gestores públicos e co-responsabilizam todos os órgãos e entidades do Poder Público com o trato dos acervos arquivísticos governamentais.

O Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002 co-responsabiliza os órgãos e entidades da Administração Pública Federal no processo de preservação dos documentos de valor permanente.

Evidencia a necessária organização dos arquivos correntes, nos órgãos e entidades da Administração Pública Federal, considerando a necessidade de avaliação e seleção da massa documental produzida.

Determina que todos os órgãos e entidades da Administração Pública constituam suas Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos, com a “responsabilidade de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no seu âmbito de atuação, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor.”

Define que a transferência ou recolhimento de qualquer documento ao Arquivo Nacional exigirá prévia avaliação, organização e acondicionamento, possibilitando, assim, agilizar a recuperação das informações nele contidas.

O parágrafo 2º do artigo 216 da Constituição da República Federativa do Brasil determina que “Cabem à administração pública, na forma da lei, a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem”.
A Lei nº 8.159, 8 de janeiro de 1991, regulamentadora deste princípio constitucional, identifica o Arquivo Nacional como o órgão competente, na esfera do Poder Executivo Federal, para exercer não só a gestão documental como também para acompanhar e implementar a política nacional de arquivos.
O Arquivo Nacional exerce, portanto, uma função constitucional como órgão singular na estrutura do Estado brasileiro.

O SIGA – Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo da Administração Pública Federal - Decreto nº 4.915, de 12 de dezembro de 2003 .
A criação do SIGA representa um passo importante e indispensável para se promover à necessária articulação dos arquivos federais nos moldes legais e tecnicamente corretos, garantindo o desenvolvimento integrado das atividades arquivísticas nas fases corrente, intermediária e permanente.

ARQUIVOS CORRENTES E INTERMEDIÁRIOS

ARQUIVO CORRENTE - conjunto de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos ou recebidos no cumprimento de atividades-meio e atividades-fim e que se conservam junto aos órgãos produtores em razão de sua vigência e da freqüência com que são por eles consultados.

ARQUIVO INTERMEDIÁRIO - conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco freqüente, que aguardam, em depósito de armazenamento temporário, sua destinação final.

Para poder desempenhar satisfatoriamente as suas funções, o Arquivo necessita
de uma estrutura básica que pode ser composto dos seguintes elementos:
• Recursos Humanos
• Instalações
• Recursos Materiais
RECURSOS HUMANOS
A responsabilidade da execução das operações de arquivo dever ser confiada a pessoal competente e responsável para executar as operações de:
a) Selecionar documentos
b) Registrar documentos
c) Estabelecer o método de classificação adequado
d) Codificar documentos
e) Ordenar documentos
f) Arquivar documentos de acordo com o método adotado
g) Conservar os documentos mantendo o arquivo organizado e atualizado
h) Localizar documentos
i) Controlar a saída de documentos do arquivo
j) Transferir e descartar documentos
k) Orientar e treinar usuários.

Para desenvolver estas atividades, o técnico em arquivos deve possuir alguns requisitos indispensáveis, dentre os quais :
a) Estar ao par de todas as atividades e interesses da Instituição e da sua Área de atuação;
b) Conhecer as principais regras para classificar documentos;
c) Conhecer abreviaturas importantes;
d) Possuir habilidade para ler e destacar as funções (ações) principais dos documentos;
e) Ser leal e discreto;
f) Ser metódico;
g) Possuir boa memória
INSTALAÇÕES
A instalação dos arquivos requer análise do seguintes aspectos:
Localização: acessível (se for volumoso é preferível que seja no andar térreo devido ao peso) e que tenha capacidade de expandir-se;
Iluminação: ampla, mas, difusa, isto é sem que tenha incidência direta do sol;
Arejamento: ventilação natural, constante e regulável;
Higienização: limpo, bem cuidado. Com dedetização periódica;
Disposição: (lay out): espaço livre para locomoção; fácil consulta e conservação do acervo;
Segurança: contra incêndio, roubo, infiltrações etc.
RECURSOS MATERIAIS
Mobiliário: ideal para os formatos e gêneros dos documentos produzidos que economize espaço, que permita arrumação racional dos documentos e que apresente capacidade de expansão, seguro e resistente;
Acessórios: pastas suspensas (frontais ou laterais), pastas intercaladoras, pastas A/Z ou outras. As caixas devem ser resistentes e específicas para cada tipo de arquivo, dependendo do formato/gênero dos documentos. Observar também as etiquetas e projeções para que sejam ideais.
Obs.: para os Arquivos Intermediários que são instalados em depósitos centralizados, o ideal é o uso de Caixas para o armazenamento de documentos.

Noções de Técnicas de Arquivo- Idade dos arquivos

Idade dos Arquivos
O ciclo de vida de um arquivo é contado a partir da produção do documento e do encerramento do ato, ação ou fato que motivou a sua produção e da sua frequência de uso. Essa fase se diz na Arquivística que tem relação com a VIGÊNCIA do documento (a razão
de ser do documento).
Depois de destituído dessa vigência o documento pode ser guardado em função
da importância das informações nele contidas, para a história da administração ou
mesmo para tomadas de decisões pautadas nas ações do passado.
Então o ciclo pode ser categorizado em três fases ou arquivos:
Arquivo Corrente ou de Gestão – também conhecido como de Primeira Idade ou
Ativo.
São conjuntos de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos e que se conservam junto aos órgãos produtores em razão de sua vigência e frequência de uso. São muito usados pela administração.
Arquivo Intermediário – também conhecido como de Segunda Idade ou Semi-
Ativo. São Arquivos que aguardam em depósito de armazenamento temporário,
sua destinação final. Apresenta pequena frequência de uso pela administração.
Arquivo Permanente – também conhecido como de Terceira Idade ou Histórico.
São os conjuntos documentais custodiados em caráter definitivo, em função do
seu valor. O acesso é público.
Atenção: Por descuido e desinformação, muitas vezes o Arquivo é
considerado “morto” ou “inativo”.
Lembre-se “É importante saber estes conceitos porque os métodos de
organização em cada fase do ciclo poderá sofrer algumas diferenças, devido a
frequência de uso e mesmo pelo perfil do usuário.”

Noções de Técnicas de Arquivo- Documentos

Documento é a unidade constituída pela INFORMAÇÃO (elemento referencial ou dado) e seu
SUPORTE (material, base), produzida em decorrência do cumprimento de uma ATIVIDADE.

O documento pode ser :
Simples (ofício, relatório, ficha de atendimento) ou
Composto (Processo)

Natureza dos Documentos
Sabemos que as organizações desenvolvem diversas atividades de acordo com as suas atribuições e os documentos refletem essas atividades, porque fazem parte do conjunto de seus produtos.
Portanto, são variados os tipos de documentos produzidos e acumulados, bem como são diferentes os formatos, as espécies, e os gêneros em que se apresentam dentro de um Arquivo.

1. Formato: é a configuração física de um suporte de acordo com a sua natureza e o modo como foi confeccionado: Exemplos: formulários, ficha, livro, caderno, planta, folha, cartaz, microficha, rolo, tira de microfilme, mapa etc.
2. Espécie: é a configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nesse contidas. Exemplos: ata, relatório, carta, ofício, proposta, diploma, atestado, requerimento, organograma)
3. Gênero: configuração que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicação de seu conteúdo. Exemplos: audiovisual (filmes); fonográfico (discos, fitas); iconográfico (obras de arte, fotografias, negativos, slides, microformas; textual (documentos escritos de uma forma geral); tridimensionais (esculturas, objetos, roupas); magnéticos/informáticos (disquetes, cd-rom,)
4.Tipo de documento: é a configuração que assume um documento de acordo com a atividade que a gerou. Exemplos: Ata de Posse; Boletim de Notas e Frequência de Alunos, Regimento de
Departamento, Processo de Vida Funcional, Boletim de Atendimento de Urgência, Prontuário Médico, Tabela Salarial

NOÇÕES BÁSICAS DE ARQUIVOS

A Associação de Arquivistas Brasileiros adota a seguinte definição: “Arquivo é o
conjunto de documentos que, independentemente da natureza ou do suporte, são
reunidos por acumulação ao longo das atividades de pessoas físicas ou jurídicas,
públicas ou privadas”.
Os conjuntos de atas de reuniões da Diretoria, de projetos de pesquisa e de relatórios de atividades, mais os conjuntos de prontuários médicos, de boletins de notas, de fotografias etc., constituem-se o Arquivo de uma Unidade por exemplo, e devem naturalmente refletir as suas atividades.
Arquivo também pode ser definido como a entidade ou órgão administrativo responsável pela custódia, pelo tratamento documental e pela utilização dos arquivos sob sua jurisdição.
Ex. Arquivo Central da Unicamp
Ex.DAME do Hospital de Clínicas

Tipos de Arquivos
Arquivos podem ser classificados em:
Públicos (federal, estadual, municipal);
Institucionais (escolas, igrejas sociedades, clubes, associações);
Comerciais (empresas, corporações, companhias) ;e
Pessoais (fotos de família, cartas, originais de trabalhos etc)
Temos também os Arquivos que guardam e organizam documentos cujas informações são registradas em suportes diferentes do papel: discos, filmes, fitas e são chamados de Especiais. Estes podem fazer parte de um Arquivo mais completo.
Existem aqueles que guardam documentos gerados por atividades muito especializadas como os Arquivos Médicos, de Imprensa, de Engenharia, Literários e que muitas vezes precisam ser organizados com técnicas e com materiais específicos. São conhecidos como Arquivos especializados
Sistema de Arquivos
Sistema é um conjunto de arquivos de uma mesma esfera governamental ou de uma mesma entidade, pública ou privada, que independentemente da posição que ocupam nas respectivas estruturas administrativas, funcionam de modo integrado e articulado na consecução de objetivos técnicos comuns.
Exemplo: Sistema de Arquivos da Unicamp

Noções de Técnicas de Arquivo- LEI No 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991.

O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, faço saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a
seguinte lei:
CAPÍTULO I
Disposições Gerais
Art. 1º É dever do Poder Público a gestão documental e a de proteção especial a documentos de
arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como
elementos de prova e informação.
Art. 2º Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e
recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do
exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da
informação ou a natureza dos documentos.
Art. 3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas à
sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua
eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
Art. 4º Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou
de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, que serão prestadas no prazo da lei,
sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujos sigilo seja imprescindível à segurança da
sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem
das pessoas.
Art. 5º A Administração Pública franqueará a consulta aos documentos públicos na forma desta lei.
Art. 6º Fica resguardado o direito de indenização pelo dano material ou moral decorrente da
violação do sigilo, sem prejuízo das ações penal, civil e administrativa.
CAPÍTULO II
Dos Arquivos Públicos
Art. 7º Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício
de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em
decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias.
§ 1º São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de
caráter público, por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas
atividades.
§ 2º A cessação de atividades de instituições públicas e de caráter público implica o recolhimento de
sua documentação à instituição arquivística pública ou a sua transferência à instituição sucessora.
Art. 8º Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e permanentes.
§ 1º Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação,
constituam de consultas freqüentes.
§ 2º Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos
produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para
guarda permanente.
§ 3º Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e
informativo que devem ser definitivamente preservados.
Art. 9º A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será
realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de
competência.
Art. 10º. Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis.
CAPÍTULO III
Dos Arquivos Privados
Art. 11. Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por
pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades.
Art. 12. Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Público como de interesse público
e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a história e
desenvolvimento científico nacional.
Art. 13. Os arquivos privados identificados como de interesse público e social não poderão ser
alienados com dispersão ou perda da unidade documental, nem transferidos para o exterior.
Parágrafo único. Na alienação desses arquivos o Poder Público exercerá preferência na aquisição.
Art. 14. O acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de interesse público e
social poderá ser franqueado mediante autorização de seu proprietário ou possuidor.
Art. 15. Os arquivos privados identificados como de interesse público e social poderão ser
depositados a título revogável, ou doados a instituições arquivísticas públicas.
Art. 16. Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente à vigência
do Código Civil ficam identificados como de interesse público e social.
CAPÍTULO IV
Da Organização e Administração de Instituições Arquivísticas Públicas
Art. 17. A administração da documentação pública ou de caráter público compete às instituições
arquivísticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais.
§ 1º São Arquivos Federais o Arquivo Nacional do Poder Executivo, e os arquivos do Poder
Legislativo e do Poder Judiciário. São considerados, também, do Poder Executivo os arquivos do
Ministério da Marinha, do Ministério das Relações Exteriores, do Ministério do Exército e do Ministério da
Aeronáutica.
§ 2º São Arquivos Estaduais o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o
arquivo do Poder Judiciário.
§ 3º São Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder Executivo, o Arquivo do Poder Legislativo e
o arquivo do Poder Judiciário.
§ 4º São Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o arquivo do Poder Legislativo.
§ 5º Os arquivos públicos dos Territórios são organizados de acordo com sua estrutura políticojurídica.
Art. 18. Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e
recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob
sua guarda, e acompanhar e implementar a política nacional de arquivos.
Parágrafo único. Para o pleno exercício de suas funções, o Arquivo Nacional poderá criar unidades
regionais.
Art. 19. Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gestão e o recolhimento dos
documentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal no exercício das suas funções, bem
como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda.
Art. 20. Competem aos arquivos do Poder Judiciário Federal a gestão e o recolhimento dos
documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judiciário Federal no exercício de suas funções,
tramitados em juízo e oriundos de cartórios e secretarias, bem como preservar e facultar o acesso aos
documentos sob sua guarda.
Art. 21. Legislação estadual, do Distrito Federal e municipal definirá os critérios de organização e
vinculação dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gestão e o acesso aos documentos,
observado o disposto na Constituição Federal e nesta lei.
CAPÍTULO V
Do Acesso e do Sigilo dos Documentos Públicos
Art. 22. É assegurado o direito de acesso pleno aos documentos públicos.
Art. 23. Decreto fixará as categorias de sigilo que deverão ser obedecidas pelos órgãos públicos na
classificação dos documentos por eles produzidos.
§ 1º Os documentos cuja divulgação ponha em risco a segurança da sociedade e do Estado, bem
como aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da
imagem das pessoas são originariamente sigilosos.
§ 2º O acesso aos documentos sigilosos referentes à segurança da sociedade e do Estado será
restrito por um prazo máximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua produção, podendo esse prazo
ser prorrogado, por uma única vez, por igual período.
§ 3º O acesso aos documentos sigilosos referente à honra e à imagem das pessoas será restrito por
um prazo máximo de 100 (cem) anos, a contar da sua data de produção.
Art. 24. Poderá o Poder Judiciário, em qualquer instância, determinar a exibição reservada de
qualquer documento sigiloso, sempre que indispensável à defesa de direito próprio ou esclarecimento de
situação pessoal da parte.
Parágrafo único. Nenhuma norma de organização administrativa será interpretada de modo a, por
qualquer forma, restringir o disposto neste artigo.
Disposições Finais
Art. 25. Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em
vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de
interesse público e social.
Art. 26. Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), órgão vinculado ao Arquivo
Nacional, que definirá a política nacional de arquivos, como órgão central de um Sistema Nacional de
Arquivos (Sinar).
§ 1º O Conselho Nacional de Arquivos será presidido pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional e
integrado por representantes de instituições arquivísticas e acadêmicas, públicas e privadas.
§ 2º A estrutura e funcionamento do conselho criado neste artigo serão estabelecidos em
regulamento.
Art. 27. Esta lei entra em vigor na data de sua publicação.
Art. 28. Revogam-se as disposições em contrário.
FERNANDO COLLOR
Jarbas Passarinho
[Diário Oficial da União, de 09 janeiro de 1991, e pub. ret. em 28 de janeiro de 1991]

Limitações ao poder constituinte derivado.

As limitações ao poder constituinte derivado (ou de reforma) são comumente classificadas em três:

As limitações temporais: Neste caso, é vedado por determinado lapso temporal, alterabilidade das normas constitucionais. A Constituição insere norma proibitiva de reforma de seus dispositivos por um prazo determinado. Não estão presentes na nossa vigente Constituição. No Brasil só a Constituição do Império estabelecia esse tipo de limitação: o art. 174, determinava que somente após quatro anos de sua vigência poderia ser reformada.


As limitações circunstanciais: veda modificações na Constituição em certas ocasiões anormais e excepcionais do país, em que possa estar ameaçada a livre manifestação do órgão reformador. A atual Constituição por exemplo, veda emendas na vigência de intervenção federal, de estado de defesa ou de estado de sítio (art. 60, § 1º).


As limitações materiais excluem determinadas matérias ou conteúdo da possibilidade de reforma, visando a assegurar a integridade da Constituição, impedindo que eventuais reformas provoquem a sua destruição ou impliquem profunda mudança de sua identidade. Tais limitações podem ser explícitas ou implícitas.

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  As limitações materiais explícitas : são aquelas matérias que o constituinte definiu expressamente na Constituição como inalteráveis. O próprio poder constituinte originário faz constar na sua obra um núcleo imodificável. são as conhecidas "cláusulas pétreas", conforme art. 60, § 4º, segundo o qual "não será objeto de deliberação a proposta de emenda tendente a abolir: a forma federativa de Estado; o voto direto, secreto, universal e periódico; a separação dos Poderes; os direitos e garantias individuais".
  


• As limitações materiais implícitas: apesar de não inseridas no texto constitucional, estão implicitamente fora do alcance do poder de reforma, sob pena de implicar a ruptura da ordem constitucional. Isso porque, caso pudessem ser modificadas pelo poder constituinte derivado, de nada adiantaria a previsão expressa das demais limitações. São apontadas pela doutrina três importantes limitações materiais implícitas, a saber:
  (1) a titularidade do poder constituinte originário, pois uma reforma constitucional não pode mudar o titular do poder que cria o próprio poder reformador;
  (2) a titularidade do poder constituinte derivado, pois seria um despautério que o legislador ordinário estabelecesse novo titular de um poder derivado só da vontade do constituinte originário; e
  (3) o processo da própria reforma constitucional, senão poderiam restar fraudadas as limitações explícitas impostas pelo constituinte originário.
  

Poder Constituinte derivado

Também denominado reformador, secundário, instituído,constituído, de segundo grau, de reforma, encontra-se na própria Constituição, encontrando limitações por ela impostas: explícitas e implícitas. É o poder que se ramifica em três espécies:
O poder reformador que abrange as prerrogativas de modificar, implementar ou retirar dispositivos da Constituição. Poder de editar emendas à Constituição. O exercente deste poder é o Congresso Nacional que, quando vai votar uma emenda ele não está no procedimento legislativo, mas no Poder Reformado.
O poder Constituinte decorrente que consagra o princípio federativo de suas Unidades
É a alma d a autonomia das federações na forma de sua constituição, assim, a todos os Estados, o Distrito Federal e até os Municípios este na forma de lei orgânica poderão ter suas constituições específicas em decorrência do Poder Constituinte Originário.
Por fim, o poder constituinte revisor que como exemplo de nossa própria Constituição Federal, possibilita a revisão de dispositivos constitucionais que necessitem de reformas, porém, esta não se confunde com reforma em stricto senso pois, esta é de forma mais dificultosa, quorum ainda mais específico.
Segundo as regras que ela estabelece. É o poder de reforma, que permite a mudança da Constituição, adaptando-a a novas necessidades, sem que para tanto seja preciso recorrer ao poder constituinte originário.
É um poder derivado (porque instituído pelo poder constituinte originário), subordinado (porque se encontra limitado pelas normas estabelecidas pela própria Constituição, as quais não poderá contrariar, sob pena de inconstitucionalidade) e condicionado (porque o seu modo de agir deve seguir as regras previamente estabelecidas pela própria Constituição).
Essas limitações ao poder constituinte derivado (ou de reforma) são comumente classificadas em trêsgrandes grupos: limitações temporais, limitações circunstanciais e limitações materiais.

O poder constituinte originário

Também denominado genuíno, primário ou de primeiro grau é o poder de elaborar uma Constituição. Não encontra limites no direito positivo anterior, não deve obediência a nenhuma regra jurídica preexistente,
Caracteriza-se como inicial, permanente, absoluto, soberano, ilimitado, incondicionado, permanente e inalienável.

Inicial - não se fundamenta em nenhum outro; é a base jurídica de um Estado;

Autônomo / ilimitado - não está limitado pelo direito anterior, não tendo que respeitar os limites postos pelo direito positivo anterior; não há nenhum condicionamento material;

Incondicionado - não está sujeito a qualquer forma pré-fixada para manifestação de sua vontade; não está submisso a nenhum procedimento de ordem formal.

Estabelece a Constituição de um novo Estado, organizando-se e criando os poderes destinados a reger os interesses de uma sociedade. Não deriva de nenhum outro, não sofre qualquer limite e não se subordina a nenhuma condição.

Ocorre Poder Constituinte no surgimento da 1ª Constituição e também na elaboração de qualquer outra que venha depois.

Poder Constituinte.

É o poder capaz de criar, modificar ou implementar normas de força constitucional.
Nos Estados democráticos, a titularidade do poder constituinte pertence ao povo, pois o Estado decorre da soberania popular.
Em razão de sua titularidade pertencer ao povo, o poder constituinte é permanente, isto é, não se esgota em um ato de seu exercício, visto que o povo não pode perder o direito de querer e de mudar à sua vontade.
Embora legitimamente o poder constituinte pertença sempre ao povo, temos duas formas distintas para o seu exercício: outorga e assembléia nacional constituinte.
A outorga é o estabelecimento da Constituição pelo próprio detentor do poder, sem a participação popular. É ato unilateral do governante, que auto-limita o seu poder e impõe as regras constitucionais ao povo.
A assembléia nacional constituinte é a forma típica de exercício do poder constituinte, em que o povo, seu legítimo titular, democraticamente, outorga poderes a seus representantes especialmente eleitos para a elaboração da Constituição.
É predominante que a titularidade do poder constituinte pertence ao povo. Logo, a vontade constituinte é a vontade do povo expressa por meio de seus representantes.

Normas de eficácia limitada

São normas que, quando da elaboração da Lex Mater têm apenas eficácia jurídica, ou seja, não possuem aplicabilidade na seara fática.
O legislador ordinário, integrando-lhes a eficácia, mediante lei ordinária, dá-lhes a capacidade de execução em termos de regulamentação daqueles interesses visados pelo constituinte.
A eficácia jurídica das regras de efeito limitado está em impedir que o legislador ordinário elabore leis que contrariem o disposto em corpo, mesmo que este corpo dependa de regra ordinária.
Sendo assim, as normas de eficácia limitada dependem da emissão de uma normatividade futura e apresentam aplicabilidade indireta, mediata e reduzida, pois somente incidem totalmente após normatividade ulterior que lhes dê aplicabilidade
A utilização de certas expressões como “a lei regulará”, ou “a lei disporá”, ou ainda “na forma da lei”, deixa claro que a vontade constitucional não está integralmente composta.
Maria Helena Diniz denomina tais regras como normas de eficácia relativa complementável ou dependente de complementação legislativa.
Com efeito, tais regras são subdivididas em normas de princípio institutivo e normas de princípio programático.

• Normas de princípio institutivo:

São aquelas através das quais o legislador constituinte traça esquemas gerais de estruturação e atribuições de órgãos, entidades ou institutos, para que o legislador ordinário os estruture em definitivo, mediante lei .
Dependem de lei para dar corpo às instituições, pessoas e órgãos previstos na Constituição. Para ilustrar temos os artigos 18, § 2o; 22, parágrafo único; 25, § 3o; 33; 37, inciso XI etc.

• Normas de princípio programático:

São as normas que implementam política de governo a ser seguido pelo legislador ordinário, ou seja, traçam diretrizes e fins colimados pelo Estado na consecução dos fins sociais, como o previsto nos artigos 196; 205; 215; 218, caput etc.
Sendo assim, estabelecem programas a serem desenvolvidos mediante legislação integrativa da vontade constituinte.

Normas de eficácia contida

São aquelas que têm aplicabilidade imediata, integral, direta, mas que podem ter o seu alcance reduzido pela atividade do legislador infraconstitucional.
Daí, a classificação utilizada por Michel Temer de normas de eficácia restringível e redutível, pois a regra posta na Lei Maior, poderá ter seu campo de atuação reduzido ou restringido pela lei comum.
Mas, enquanto não sobrevier a legislação ordinária regulamentando ou restringido a norma de eficácia contida, esta terá eficácia plena e total, já que nestes casos as normas de eficácia restringível apenas admitem norma infraconstitucional regulamentado-as.
Como exemplo de norma de eficácia contida temos o artigo 5o, incisos VII, VIII, XV, XXIV, XXV, XXVII, XXXIII; 15, inciso IV; 37, inciso I etc. da Constituição Federal.
Art. 5º Todos são iguais perante a lei, sem distinção de qualquer natureza, garantindo-se aos brasileiros e aos estrangeiros residentes no País a inviolabilidade do direito à vida, à liberdade, à igualdade, à segurança e à propriedade, nos termos seguintes:
VII - é assegurada, nos termos da lei, a prestação de assistência religiosa nas entidades civis e militares de internação coletiva;
VIII - ninguém será privado de direitos por motivo de crença religiosa ou de convicção filosófica ou política, salvo se as invocar para eximir-se de obrigação legal a todos imposta e recusar-se a cumprir prestação alternativa, fixada em lei;

Normas de Eficácia Plena

São normas que têm aplicabilidade imediata, independem, portanto de qualquer regulamentação posterior para sua aplicação, todavia, podem ser modificadas pela via Emenda Constitucional.
Produzem ou têm possibilidades de produzir todos os efeitos que o constituinte quis regular;
Têm autonomia operativa e idoneidade suficiente para deflagrar todos os efeitos a que se preordena
Conformam de modo suficiente a matéria de que tratam, ou seja, seu enunciado prescrito é completo e não necessita, para atuar concretamente, da interposição de comandos complementares.
Maria Helena Diniz traz, ainda, outra classificação que são as normas de eficácia absoluta, ou seja, intocáveis, a não ser pelo poder constituinte originário, pois no caso das normas de eficácia absoluta, não há possibilidade de modificação, nem mesmo por Emenda Constitucional, como é o caso do artigo 60, § 4o da Carta Magna, que prescreve as denominadas cláusulas pétreas:
§ 4º. Não será objeto de deliberação a proposta de emenda tendente a abolir:
I – a forma federativa de Estado;
II – ao voto direto, secreto, universal e periódico;
III – a separação dos poderes;
IV – os direitos e garantias individuais.
As cláusulas pétreas são, assim, limitações criadas pelo poder constituinte originário para restringir a atuação do poder constituinte derivado, no processo de modificação da Constituição; são criação daquele, para limitar a atuação deste.